Dawniej określenie „pracownicy biurowi” określało nie tylko miejsce wykonywania pracy tych osób, ale także typ wykonywanej pracy – opartej na informacjach i wykonywanej na komputerach.

W ostatnich latach koncepcja pracy biurowej uległa zmianie. Organizacje nie są już przywiązane do jednego miejsca i coraz częściej umożliwiają pracownikom pracę w dowolnym miejscu – pod warunkiem utrzymania odpowiedniej wydajności i jakości pracy.

Wielu naszych klientów dąży w długim okresie do przejścia na w pełni hybrydowy model pracy, łącząc kilka typów przestrzeni roboczych: główną siedzibę, oddziały, biura co-workingowe, domy pracowników, wagony pociągów czy hale odlotów.

Rosnąca popularność pracy hybrydowej sprawia, że szefowie działów IT nie zastanawiają się już nad tym, jak umożliwić pracę poza biurem, ale jak ją zoptymalizować, by zapewnić bezpieczeństwo i współpracę.

Poniżej przedstawiamy cztery pytania często zadawane przez organizacje, które chcą utrzymać i zwiększyć wydajność w hybrydowym środowisku pracy, oraz wyjaśniamy, jak Canon może pomóc w wypracowaniu odpowiednich rozwiązań.

Firmy często polegają na dokumentach papierowych. Nie przekreśla to planów przejścia na hybrydowy model pracy, ale może sprawić, że będzie to bardziej złożony proces.

Nie trzeba od razu stawiać sobie za cel całkowitego przejścia na procesy cyfrowe, można to robić stopniowo, ale bardzo ważne jest stopniowe odchodzenie od tradycyjnych procesów opartych na papierowych dokumentach. To pierwszy krok do tego, żeby ułatwić wymianę informacji i procesowanie dokumentów osobom pracującym w różnych lokalizacjach. Pozwala to również obniżyć koszty – finansowe i środowiskowe.

Canon ma doświadczenie w zarządzaniu i integrowaniu złożonych procesów obiegu dokumentów, które łączą procesy papierowe i cyfrowe. Zdajemy sobie sprawę, że większość organizacji dąży do digitalizacji i możemy im pomóc w osiągnięciu celu. Uwzględniając specyficzną sytuację klienta, możemy zapewnić odpowiednie wsparcie przy dostosowywaniu się do modelu hybrydowego.

Praca i spotkania nie odchodzi do przeszłości, ale w dzisiejszej rzeczywistości żadnego pracownika nie powinny ograniczać potrzeby związane z drukowaniem lub skanowaniem.

Canon oferuje sprzęt zaprojektowany z myślą o różnych przestrzeniach roboczych, w tym niewielkie urządzenia biurowe do pracy w domu i wydajne urządzenia wielofunkcyjne dla obłożonych pracą biur. Nasze urządzenia posiadają zaawansowane opcje łączności, które umożliwiają zespołom korzystanie z niezbędnych dokumentów – nawet poza biurem.

Przykładowo dzięki serii imageRUNNER ADVANCE DX C5800 dokumenty można skanować bezpośrednio do miejsc docelowych w chmurze, takich jak OneDrive i Dropbox, lub do innych aplikacji wykorzystywanych w przepływach pracy. Można je również automatycznie zapisywać lub kategoryzować za pomocą inteligentnego oprogramowania, co ułatwia zespołom udostępnianie dokumentów i kontynuowanie pracy w różnych lokalizacjach, a jednocześnie ogranicza liczby błędów typowych dla zadań wykonywanych ręcznie.

Zgodność z aplikacjami mobilnymi, takimi jak Canon Print Business i uniFLOW Online Print & Scan, pozwala pracownikom wysyłać dokumenty do druku lub odbierać dokumenty w postaci cyfrowej także podczas podróży. Dzięki temu mogą oni pracować wydajnie, gdziekolwiek się znajdują.

Nasz sprzęt wyposażono w bogaty pakiet oprogramowania, które umożliwia bezproblemową współpracę z naszymi urządzeniami. Takie rozwiązania jak „Cloud Workspace Collaboration – automatyzacja procesów” umożliwiają skuteczne zarządzanie dokumentami i współpracę w firmach funkcjonujących w ramach hybrydowego modelu pracy. CWC to oparta na chmurze platforma, która umożliwia pracownikom szybkie i bezpieczne procesowanie dokumentów z dowolnego miejsca.

Zastanów się, jakie wyzwania mogą wystąpić w Twojej organizacji, jeśli pewne procesy zaczną być realizowane także poza biurem. Automatyzacja procesów umożliwia przejęcie kontroli nad powtarzalnymi, ustrukturyzowanymi zadaniami, uwalniając czas pracowników do bardziej strategicznych działań. Jeśli odniesiemy to stwierdzenie do pracy hybrydowej, to staje się jasne, że w pierwszej kolejności należy się skupić na usprawnieniu powtarzalnych zadań, którymi zespoły zazwyczaj muszą zarządzać osobiście.

Canon ma duże doświadczenie, jeśli chodzi o wspieranie organizacji w zarządzaniu procesami w obszarze informacji i dokumentów. Nasze technologie pomagają odciążyć pracowników, dzięki czemu przepływy pracy stają się efektywne, a pracownicy mogą zająć się bardziej wymagającymi zadaniami.

Nasza usługa „Cloud Workspace Collaboration – automatyzacja procesów” zapewnia zautomatyzowane i wstępnie skonfigurowane pod kątem popularnych procesów biznesowych przepływy pracy, takie jak zarządzanie umowami czy przetwarzanie faktur. Organizacje, które kupują nasze urządzenia, mogą natychmiast aktywować cyfrowe systemy pracy bezpośrednio w urządzeniach, co ułatwia prowadzenie działalności w różnych lokalizacjach.

Zarządzanie zasobami IT w środowisku hybrydowym nie jest proste. Istnieje wiele aspektów, które należy wziąć pod uwagę – od zapewnienia zespołom dostępu do danych i dokumentów po zapobieganie występowaniu nowych luk w zabezpieczeniach.

Aby zadbać o maksymalną wydajność pracy w modelu hybrydowym, dział IT musi holistycznie podejść do narzędzi i procesów. Organizacja może działać w kilku lokalizacjach, jednak nie są one od siebie niezależne. Zespoły muszą komunikować się i kontaktować ze sobą bez problemów. Przyjęcie fragmentarycznego podejścia do IT może skutkować występowaniem chaotycznych przepływów pracy i problemów z integracją, a w konsekwencji prowadzić do dalszych opóźnień i komplikacji.

Biorąc to pod uwagę, nie można ograniczyć się tylko do dostarczenia technologii – technologia musi działać bezproblemowo we wszystkich lokalizacjach. Jest to główny element naszych usług w zakresie transformacji cyfrowej: ekosystem, który obejmuje urządzenia, oprogramowanie oraz usługi i umożliwia efektywną pracę z dowolnego miejsca. Te sprawdzone technologie opracowano z myślą o zapewnieniu warunków do doskonałej współpracy w ramach lokalizacji, zespołów i procesów, przy jednoczesnym ograniczeniu wysiłków i interwencji ze strony IT.

Wiemy również, że zarządzanie flotą urządzeń to duży problem nawet w standardowych warunkach. To zadanie jest szczególnie uciążliwe, gdy urządzenia nie znajdują się w siedzibie firmy. Oparte na chmurze oprogramowanie uniFLOW Online to platforma łączącą wszystkie lokalizacje robocze. Za pośrednictwem tej platformy można centralnie zarządzać flotą – od uprawnień użytkowników po monitorowanie wykorzystania druku – z dowolnego miejsca i niezależnie od lokalizacji urządzeń.

Wydajność jest ściśle powiązana z wynikami firmy, dlatego zajmuje wysokie miejsce na liście priorytetów każdego lidera. Szefowie wielu organizacji mogą obawiać się tego, jaki wpływ na wydajność pracowników może mieć odejście od tradycyjnego modelu działalności.

Dlatego warto postawić na współpracę z właściwym partnerem, który poprzez doradztwo i dobór odpowiedniego zestawu rozwiązań pomoże firmie nie tylko skutecznie działać w trybie pracy hybrydowej, ale również zoptymalizować istniejące przepływy pracy.

Zainwestowanie w odpowiednie podstawy technologiczne pomaga w usprawnieniu pracy hybrydowej tu i teraz. Niemniej, prowadzenie biznesu trzeba traktować jako szansę na ciągłą optymalizację. Taka postawa pomaga zespołom IT przygotować organizację do zmian - zarówno w krótkiej, jak i długiej perspektywie.