Cyfrowe archiwum czy segregator na półce? Wygodne oprogramowanie chmurowe czy lokalny serwer? Podpis elektroniczny czy tradycyjna pieczątka? Aby poznać wybory polskich firm, po raz kolejny zleciliśmy przeprowadzenie szerokiego badania sektora średnich i dużych przedsiębiorstw.
Dowiedzieliśmy się, jak pracują polskie biura, z jakich przyzwyczajeń nie chcą rezygnować, a przede wszystkim: czego im najbardziej brakuje. Badanie opinii B2B to ciekawa lektura, ale przede wszystkim bezcenne źródło informacji o rynku.
„Cyfryzacja firmy jest ważna” - odpowiedzieli wspólnie przedstawiciele średnich i dużych przedsiębiorstw. To główny wniosek, jaki można wysnuć z badania, przeprowadzonego przez Insight Lab. Jak zatem możemy pomóc firmom w jej bezproblemowym przeprowadzeniu? Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami raportu (poniżej) a także z naszą ofertą
systemów do zarządzania drukiem
oraz - szerzej -
cyklem życia dokumentów w firmach
.
Czy polskie biura są gotowe na cyfryzację? Wyniki badania Canon B2B 2022
Metodologia
Badanie powstało na przełomie października i listopada 2022 roku. Agencja Insight Lab przeprowadziła 200 wywiadów z przedstawicielami średnich (od 50 do 249 pracowników) i dużych (powyżej 250 pracowników) firm.
W ankiecie wzięły udział osoby odpowiedzialne za infrastrukturę IT, managerowie IT, dyrektorzy administracyjni, kadra zarządzająca oraz osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie biur i organizowanie pracy biurowej.
Digitalizacja przedsiębiorstw. Część I
Podobnie jak w wynikach badania z 2021 roku możemy zauważyć, że to duże firmy nieznacznie częściej niż średnie uważają za istotne, żeby funkcjonować całkowicie bez papieru. Co ciekawe, aż co dziesiąty ankietowany uznał, że zagadnienia cyfryzacji obiegu dokumentów są „niezwykle istotne”, nadając im najwyższą ocenę na dziesięciostopniowej skali priorytetów.
Największe wyzwanie? Przekonać firmy, że rozwiązania chmurowe mogą usprawnić codzienną pracę i być opłacalne. To w chmurze obliczeniowej zlokalizowane są dziś najbezpieczniejsze i najbardziej wydajne systemy wspomagające biura.
A jeśli cyfryzować firmę... to jak? Na jakie rozwiązania najczęściej zwraca się dziś uwagę? O tym w szczegółach możecie dowiedzieć się z naszego badania.
Przechowywanie dokumentów. Część II
Każdy dokument ma swój cykl życia. Okazuje się, że w polskich biurach jego znaczna część przebiega w segregatorze. 81 proc. badanych firm deklaruje, że przechowuje dokumentację w formie papierowej. A tylko co piąta firma w Polsce archiwizuje dokumentację w postaci cyfrowej na dysku firmowego serwera.
Także w tej części badania widać wyraźną różnicę pomiędzy firmami w zależności od ich rozmiaru. Dwukrotnie więcej dużych niż średnich firm wykorzystuje nowoczesne środowisko chmurowe do przechowywania dokumentacji. W zwiększeniu efektywności może pomóc stworzenie cyfrowego archiwum dokumentów. Współcześnie nowoczesne systemy zarządzania informacjami pozwalają tworzyć wydajne archiwa cyfrowe, w których odnalezienie konkretnego dokumentu zajmuje dosłownie chwilę.
Jak do cyfryzacji podchodzą sąsiedzi? Część III
Podobne badania na zlecenie lokalnych oddziałów Canon przeprowadzono także w Czechach i na Węgrzech. Główne wnioski? We wszystkich badanych krajach rośnie zainteresowanie rozwiązaniami wspierającymi biura w usprawnianiu obiegu dokumentów.
W szczegółach można dostrzec pewne różnice. Dla przykładu - czescy przedsiębiorcy są najbardziej zainteresowani rozwiązaniami wspierającymi pracę zdalną i hybrydową. Z kolei Węgrzy najczęściej przechowują dokumenty w przestrzeni chmurowej.
Kraje regionu łączy natomiast fakt, że główną motywacją do cyfryzacji obiegu dokumentów jest automatyzacja procesu rejestracji faktur oraz możliwość cyfrowej archiwizacji.
Skanowanie dokumentów. Część IV
Czy polskie firmy posiadają jednolitą politykę skanowania dokumentów? Jak wynika z najnowszego badania rynku B2B, przeprowadzonego na zlecenie Canon przez agencję @InsightLab, 55 proc. ankietowanych deklaruje, że w ich firmach nie ma jednolitej procedury w tym obszarze, a dokumenty są skanowane indywidualnie przez pracowników zgodnie z ich aktualnymi potrzebami.
W mniej więcej co trzeciej firmie (35 proc. wskazań) skanuje się wybrane kategorie dokumentów przychodzących: faktury, umowy i dokumenty strategiczne. ❗ 8 proc. wszystkich firm skanuje wszystkie przychodzące dokumenty... i niszczy ich papierowe wersje.
Podstawą digitalizacji jest natomiast wybór odpowiedniego skanera. Zobacz sam(a), jak w praktyce wyglądają i pracują skanery produkcyjne lub niewielkie skanery mobilne.
Korzyści cyfryzacji? Elastyczność i wyraźne oszczędności
Nasz ekspert od cyfryzacji biur i cyberbezpieczeństwa, Dariusz Szwed skomentował wyniki badań w rozmowie z agencją informacyjną Newseria. Temat wywiadu to między innymi wyraźne oszczędności: digitalizacja archiwum dużej firmy może pomóc zaoszczędzić nawet setki tysięcy złotych. Jak to możliwe? Zachęcamy do obejrzenia krótkiego wideo.
Zobacz również
Rozmowy o druku. Zapraszamy do podcastu Canon Polska B2B
Posłuchajcie naszych rozmów i odkrywajcie z nami różne oblicza druku
uniFLOW Online
Zaawansowane oprogramowanie do zarządzania drukiem i skanowaniem, które wykorzystuje potencjał rozwiązań w chmurze.
Usługi w zakresie transformacji cyfrowej
Postaw na transformację cyfrową, niezależnie od tego, w którym miejscu pracujesz