Dlaczego decyzje dotyczące sprzętu mogą być kluczowe dla powodzenia transformacji cyfrowej

Transformacja cyfrowa, będąca już wcześniej kluczową inicjatywą strategiczną, zyskała jeszcze na znaczeniu w obliczu pandemii koronawirusa. 59%¹ decydentów z branży IT twierdzi, że presja związana z pandemią przyspieszyła ich działania zmierzające do transformacji cyfrowej. „Nowa normalność” ma znaczący wpływ na przyszłe wymagania sprzętowe. Aby dobrze wykorzystać inwestycję, musisz rozważyć, w jaki sposób rozwiązania techniczne zastosowane w Twoim biurze wpisują się w długoterminową strategię transformacji cyfrowej.

Choć dostępne statystyki różnią się między sobą, to badania² wskazują, że do końca 2021 r. 25–30% pracowników będzie pracować w domu przez kilka dni w tygodniu. Praca zdalna nie jest nowym zjawiskiem wywołanym pandemią, ale stałym trendem, który zdobywa popularność już od około dekady. W związku z tym, że wiele znanych marek zapowiada swoje zaangażowanie na rzecz bardziej elastycznego, hybrydowego podejścia do pracy, możemy spodziewać się coraz większego spadku liczby klientów odwiedzających placówki firm. W rzeczywistości jednak zmieni się po prostu rola biura. Zamiast standardowego sposobu pracy będzie to możliwość wykorzystywana w przypadku takich zadań jak współpraca bezpośrednia czy korzystanie ze wsparcia specjalistów.

Firmy i ich pracownicy będą teraz mogli postawić sobie pytanie: co chcę osiągnąć i które miejsce pracy jest w tym celu najlepsze? Zadaniem firmy i kierownika działu IT będzie dopilnowanie, aby taki wybór nigdy nie był uzależniony od dostępności rozwiązań technicznych – powinny one umożliwiać korzystanie z dowolnego środowiska pracy. Dla kierowników działów IT będzie to znacząca zmiana. Dotychczas firmy traktowały priorytetowo inwestycje technologiczne w biurze, ale jeśli hybrydowa forma pracy ma funkcjonować prawidłowo, to wszystkie środowiska muszą być traktowane jednakowo. Celem powinno być zapewnienie spójnego otoczenia roboczego, niezależnie od lokalizacji.

W tym kontekście kluczowe znaczenie mają inwestycje w odpowiednią technologię. Należy skoncentrować się na tym, aby normalne procesy firmy, takie jak płatności czy zatrudnianie pracowników, mogą nadal być przeprowadzane efektywnie pomimo tego, że coraz więcej pracowników będzie decydowało się na pracę zdalną w niepełnym lub pełnym wymiarze godzin. Digitalizacja będzie ważnym elementem przygotowywania dokumentacji w sposób zdalny ze względu na brak możliwości pracy zespołów nad fizycznymi kopiami dokumentów. Przekształcając dokumenty fizyczne w dane cyfrowe, pracownicy mogą udostępniać je członkom zespołu przebywającym w domu, a także pracować nad takimi dokumentami po powrocie do domu. Umożliwia to efektywną pracę samodzielną i zespołową.

Prawie połowa (49%) liderów biznesowych uważa, że digitalizacja procesów opartych na papierze jest bardzo ważna w kontekście inicjatyw związanych z transformacją biznesową³. Jednak pomimo nacisku na transformację 65% osób podejmujących decyzje w zakresie IT uważa, że papier będzie nadal ważny dla środowiska pracy do 2025 roku⁴. Bez względu na rozwój technologii cyfrowej wcześniejsze prognozy dotyczące „biura bez papieru” się nie sprawdziły. Nawet w tak ekstremalnych warunkach jak podczas pandemii, gdy poziom cyfryzacji wzrasta, przedsiębiorstwa często nie są w stanie w 100% zastąpić papierowych dokumentów cyfrowymi⁵. Większość firm musi mieć dokumenty w formie fizycznej na którymś etapie stosowanych przez siebie procedur, bo albo zaczynają proces od papieru, albo go na nim kończą.

Co to oznacza dla inwestycji? Możemy lepiej przewidzieć pewne rzeczy w przyszłości, a menedżerowie IT będą musieli zainwestować w technologię, która odpowiada wymogom efektywnych hybrydowych metod pracy.

Zakup odpowiedniego sprzętu jest niezbędny do stworzenia ekosystemu technologicznego, który umożliwia pracę hybrydową. Choć kuszące może być dokonywanie inwestycji na podstawie wcześniejszych decyzji zakupowych lub z myślą o zaoszczędzeniu środków, to świat dzisiaj jest zasadniczo inny niż nawet jeszcze 12 miesięcy temu. Obecnie sprzęt do drukowania i skanowania musi odgrywać rolę centrum przepływu zadań w środowisku hybrydowym. Możliwość zapewnienia łączności i funkcje digitalizacji powinny mieć kluczowe znaczenie dla wszelkich przyszłych decyzji o zakupie.

Oferta firmy Canon została opracowana specjalnie z myślą o efektywnej pracy hybrydowej. Nasze inteligentne urządzenia wielofunkcyjne (MFD) dostarczają najnowsze technologie skanowania i przetwarzania dokumentów oraz wbudowane, zaawansowane funkcje łączności z chmurą, które umożliwiają korzystanie z popularnych aplikacji do przechowywania danych w chmurze i obiegu dokumentów.

Nasze urządzenia wielofunkcyjne, takie jak te z ostatnio wprowadzonej serii imageRUNNER ADVANCE DX C5800, udostępniają nie tylko najnowocześniejsze funkcje drukowania, ale także inteligentną technologię skanowania, która umożliwia transformację cyfrową. Pracownicy mogą z łatwością przekształcać dokumenty na postać cyfrową. Skonwertowane materiały mogą być przekazywane bezpośrednio do takich aplikacji jak OneDrive czy Dropbox lub do firmowych systemów przepływu pracy, np. SAP Concur. Ta udoskonalona łączność zapewnia dostęp do informacji współpracownikom niezależnie od ich miejsca pobytu, a to zwiększa efektywność pracy w każdej lokalizacji.

Rok 2020 miał prawdopodobnie duży wpływ na strategię IT i priorytety inwestycyjne. O ile w kontekście krótkoterminowym priorytetem będzie to, aby wszystko „na razie działało”, szefowie przedsiębiorstw powinni myśleć o pracy hybrydowej w długiej perspektywie. W jaki sposób procedury robocze będą działać efektywnie w wielu lokalizacjach jednocześnie? Które elementy tych procesów można łatwo zdigitalizować? A gdzie druk jest nadal kluczowy? W celu zapewnienia bezproblemowej pracy, nawet podczas przechodzenia z druku do sfery cyfrowej, menedżerowie IT powinni rozważyć inwestycję w urządzenia wielofunkcyjne nowej generacji, które zapewniają nie tylko możliwość zwykłego drukowania na co dzień, ale także funkcje łączności, digitalizacji i obsługi przepływu pracy, których nie obsługują aktualne urządzenia wielofunkcyjne.

Dowiedz się, dlaczego nasze najnowsze urządzenia wielofunkcyjne są doskonałą odpowiedzią na Twoje potrzeby w zakresie transformacji cyfrowej