Wdrażanie rozwiązań IT: 3 kroki, które uwolnią Twój czas na strategiczne planowanie

Czy masz czasami ochotę oderwać się od bieżących zadań i skupić na planowaniu działań w dłuższej perspektywie, ale brakuje Ci na to przestrzeni?

Jeśli jesteś decydentem IT, odpowiedź prawdopodobnie brzmi „TAK”. W naszym najnowszym raporcie prezentujemy wyniki ankiety przeprowadzonej wśród ponad 1700 decydentów IT w całej Europie. Staraliśmy się zrozumieć, jak w ciągu ostatnich lat zmieniła się ich praca oraz jakie są ich priorytety na kolejne lata.

Jednym z najważniejszych wniosków było to, że decydenci IT są dziś bardziej zapracowani niż kiedykolwiek. Przeznaczają średnio o 7% więcej czasu na wykonywanie swoich obowiązków niż w szczycie pandemii w 2021 roku. W obliczu nadmiaru godzin pracy łatwo odsunąć planowanie na bok. Co liderzy IT mogą zrobić – w myśl wyników badania – aby wygospodarować czas na określenie strategicznych działań?

Strategia i planowanie należą do najważniejszych obowiązków każdego lidera IT, ale znalezienie czasu na te zadania w ostatnich latach stanowiło ogromne wyzwanie. W 2019 r. planowanie i strategia zajmowały 2. miejsce na liście zadań, którym poświęcano najwięcej czasu, ale już w 2021 r. spadły one na 3. miejsce od końca.

W ostatnich miesiącach 2023 roku pozytywnym sygnałem było przesunięcie strategii na 4. miejsce – i było widać to w przygotowanych planach rozwoju innowacji w firmie opracowywanych przez decydentów IT. Szefowie IT twierdzili, że poważnie podchodzą do technologii, takich jak automatyzacja i sztuczna inteligencja. I chociaż zainteresowanie tymi obszarami prawdopodobnie wynika z potrzeb organizacyjnych, to jednocześnie można wnioskować, że częściowo jest to również inicjatywa wzmacniana przez samych decydentów IT, którzy szukają sposobu na uwolnienie części swoich mocy przerobowych na zadania o krytycznym znaczeniu. Przykładowo 51% respondentów stwierdziło, że jedną z zalet zastosowania automatyzacji jest możliwość osobistego skoncentrowania się na bardziej strategicznej pracy.

Problem polega na tym, że wdrożenie nowych narzędzi wymaga czasu, czyli czegoś, czego decydenci IT nie mają. Gdy zapytano ich o priorytety inwestycyjne, decydenci IT często mówili, że są tak zajęci rozwiązywaniem codziennych problemów, że nie mają czasu na dokładne przyjrzenie się zagadnieniom takim jak sztuczna inteligencja. Decydenci IT, którzy spędzają więcej czasu w takich obszarach jak bezpieczeństwo informacji i utrzymanie floty urządzeń, są o 10% mniej skłonni inwestować w sztuczną inteligencję, chociaż sztuczna inteligencja może pomóc im w realizacji niektórych zadań.

Co może pomóc szefom IT zrobić większy użytek z czasu, który mają do dyspozycji, a tym samym utorować drogę innowacjom? Oto 3 wskazówki, które naszym zdaniem, pomogą im po osiągnąć.

Nasze badania wykazały, że problemy z urządzeniami są powtarzającym się wyzwaniem dla decydentów IT. 38% respondentów wskazało, że rozwiązywanie problemów z awariami urządzeń zajmuje dużo czasu. Awarie sprzętu stawiają zespoły IT w niekomfortowej sytuacji i odciągają ich uwagę od bardziej strategicznych tematów.

Wybierając sprzęt o potwierdzonej niezawodności, decydenci IT mogą poświęcać mniej czasu na naprawy i wymianę urządzeń, a więcej czasu na długoterminowe planowanie. To podejście nie tylko przynosi korzyści własnym zespołom – zwiększa także wydajność całej organizacji ze względu na krótszy czas przestojów.

Zespoły IT regularnie serwisują urządzenia, aby zapewnić im maksymalną wydajność. Część z nich bierze na siebie obsługę serwisową, aby zaoszczędzić pieniądze, jednak zwykle odbywa się to kosztem ich cennego czasu.

Trzeba powiedzieć sobie wprost: obsługa serwisowa angażuje istotne zasoby organizacji. Zespoły IT muszą ograniczać ryzyko wystąpienia zakłóceń, odpowiednio planować, zamawiać potrzebne części we właściwym czasie i na bieżąco eliminować pojawiające się błędy lub problemy. Badania wykazały, że to ciągłe wsparcie jest nie tylko czasochłonne, ale także wymaga wysokich nakładów pracy. 24% decydentów IT uznało, że konserwacja sprzętu jest dla nich sporym wyzwaniem.

Na szczęście w ostatnich latach modele serwisowe oferowane przez dostawców sprzętu znacznie się zmieniły. Czołowi producenci często oferują atrakcyjne opcje serwisowe, obejmujące nawet możliwość wzięcia na siebie całości zadań związanych z utrzymaniem sprzętu, jeśli klient ma taką potrzebę.

Szybkie przejście na pracę hybrydową skłoniło decydentów IT do inwestowania w nowe narzędzia. Jednak inwestowanie w wiele nowych technologii w krótkim czasie może skutkować coraz bardziej skomplikowaną i rozdrobnioną infrastrukturą IT organizacji.

W przypadku każdej dodatkowej technologii należy uwzględniać integrację ze starszymi systemami. Nasze badania wykazały, że decydenci IT mają tego świadomość. Pytani o to, w jaki sposób planują usprawnić pracę hybrydową w swojej organizacji, jako najważniejszy priorytet wskazywali lepszą integrację z istniejącą infrastrukturą biurową.

Z kolei, biorąc pod uwagę ich priorytety w zakresie zamówień na najbliższe trzy lata, można zauważyć, że decydenci IT z niepokojem patrzą na złożoność ich obecnego ekosystemu. 34% decydentów IT przyznało, że ich priorytetem jest usprawnienie lub konsolidacja posiadanych narzędzi IT. W związku z tym oczywiste jest, że ciągłe problemy związane ze złożonością i integracją stanowią dla liderów IT poważne wyzwanie, a nawet mogą zniechęcać do wdrażania kolejnych innowacji.

Pytani o to, co naprawdę ma dla nich znaczenie przy podejmowaniu decyzji o zakupie nowego rozwiązania, decydenci IT nie wskazywali na koszty ani jakość – za najważniejszy czynnik uznali kompatybilność. Zajmowanie się złożonymi i ciągłymi problemami z zakresu integracji okrada zespoły IT z cennego czasu, którego część mogliby przeznaczyć na tak potrzebne planowanie strategiczne. Podejmując ryzyko i inwestując w innowacje, decydenci IT potrzebują większej pewności, że nowa technologia będzie dobrym uzupełnieniem istniejącej infrastruktury – włączając w to przyszłe aktualizacje i rozszerzenia – bez konieczności ciągłej interwencji ze strony działu IT.

Podstawową częścią infrastruktury IT każdej organizacji jest sprzęt. Podejmując przemyślane zakupowe, decydenci IT mogą zapewnić sobie wsparcie technologii i uwolnić czas na działania strategiczne.

Nasza oferta sprzętowa odpowiada na potrzeby wszystkich firm - od małych podmiotów po największych graczy. Jako producent drukarek i skanerów dostarczamy urządzenia, które zapewniają niezawodne działanie przez długie lata. Nasze działania zostały wyróżnione – otrzymaliśmy m.in nagrodę Most Reliable A3 Brand Award za lata 2022-2024 przyznawaną przez niezależny instytut badawczy Buyer's Lab Inc. (BLI).

Wszystkie nasze urządzenia pracują z wykorzystaniem najnowocześniejszych technologii, które zapewniają decydentom IT dodatkową elastyczność w zakresie serwisowania. Przykładowo, regularne przeglądy mogą być przeprowadzane zdalnie przez naszych techników, co pozwala zaoszczędzić czas i zmniejszyć emisję szkodliwych gazów związanych z dojazdem. Nasze urządzenia są również wyposażone w części o długiej żywotności, które można łatwo wymienić.

Dodatkowo, rozwiązania Canon łatwo integrują się z istnieją infrastrukturą IT, a nasi eksperci oferują wsparcie przy ich wdrożeniu i spięciu ze starszymi technologiami. Dzięki odpowiedniej kombinacji sprzętu, systemów i usług jesteśmy w stanie zaadresować wszelkie potrzeby biznesowe organizacji w zakresie druku, skanowania, a także automatyzacji procesów związanych z dokumentami. Tym samym, zdejmujemy szefom IT z głowy problem związany z koniecznością budowy zaplecza technologicznego na bazie rozwiązań wielu dostawców.

Nasze badania pokazują, że decydenci IT pracują ciężej, ale nadal z ekscytacją podchodzą do innowacji. Jest wiele sposobów na to, aby technologie usprawniły sposób działania firm. Jednak aby wykorzystać te możliwości i przyspieszyć wdrażanie innowacji, decydenci IT potrzebują czasu na planowanie. Aby mieć go więcej, często trzeba po prostu zadbać o podstawy. Wybór sprzętu, który nie generuje dodatkowej pracy dzięki niezawodnemu działaniu, łatwej obsłudze i integracji z istniejącą infrastrukturą.

Chcesz dowiedzieć się, jak Canon może wesprzeć Cię w transformacji Twojej firmy? Zapoznaj się z pełną gamą drukarek i skanerów tutaj.