Sposób, w jaki pracujemy, zmienia się bardzo szybko. Firmy, które do niedawna pracowały wyłącznie w biurze, coraz częściej analizują dodatkowe możliwości dla swoich pracowników.

Na podstawie rozmów z klientami zdefiniowaliśmy cztery powszechnie występujące typy przestrzeni roboczych wykorzystywanych przez firmy często jako - środowisko „hybrydowe". Są to: „centrum firmowe” (biuro w centrali lub w oddziale), „współdzielona przestrzeń biurowa” (taka jak co-working), „domowe biuro” (które oznacza pracę w domu) oraz „centrum pracy mobilnej” (praca poza biurem).

Jednak adaptacja tradycyjnych procesów do warunków pracy hybrydowej nie zawsze jest prosta. W przypadku zespołów pracujących w różnych lokalizacjach ważne jest, aby firma korzystała z rozwiązań, które zapewniają bezpieczeństwo i efektywność działania.

W poniższym artykule przedstawiamy pięć wskazówek do zastosowania w każdej firmie, która chce skutecznie wdrożyć hybrydowy model pracy.

Platformy oparte na chmurze zapewniają spójne środowisko, w ramach którego zespoły mogą ze sobą bez przeszkód współpracować i wymieniać informacje, niezależnie od lokalizacji. Przeniesienie procesów, platform i infrastruktury do chmury umożliwia uwolnienie pracowników od konkretnego miejsca pracy, a jeśli firma nie ma żadnej infrastruktury do obsługi na miejscu, w teorii może nawet działać całkowicie wirtualnie.

Organizacje, które zaadaptowały technologie chmurowe mogą także korzystać z aplikacji ułatwiających pracę w modelu hybrydowym. Wiemy na przykład, że aby zespoły mogły efektywnie działać poza biurem, muszą mieć dostęp do dokumentów, z których korzystają na co dzień. Właśnie dlatego stworzyliśmy specjalne usługi, takie jak Cloud Workspace Collaboration – automatyzacja procesów. Dzięki nim organizacje mogą kompleksowo zarządzać dokumentami w chmurze - bez względu na to, skąd pracownicy łączą się z firmową infrastrukturą.

Niezależnie od tego, czy Twoja firma wykonała już krok w kierunku chmury, czy dopiero przymierza się do organizacji pracy w modelu hybrydowym, możemy pomóc w optymalizacji kluczowych procesów. Dopasowujemy narzędzia do potrzeb organizacji. Nasze rozwiązania wspierają zarówno pracę w biurze, w chmurze, a także w modelu mieszanym.

Czy zastanawiałeś się, jak praca w modelu hybrydowym wpłynie na dotychczasowe procesy biznesowe w Twojej firmie? Rozpocznij od ich nakreślenia. Na których etapach konieczne są bezpośrednie kontakty między pracownikami lub działania w konkretnej lokalizacji? Aby system pracy był efektywny w modelu hybrydowym, musi funkcjonować niezależnie od miejsca, w którym znajdują się pracownicy. Poszczególne etapy muszą stać się częścią procesu cyfrowego obsługiwanego przez rozwiązania IT.

Cyfryzacja procesów może być skomplikowana i kosztowna. Dla wielu firm może to stanowić istotną barierę na drodze do pełnego wdrożenia pracy hybrydowej, szczególnie w przypadku małych firm o ograniczonych budżetach. Jednak nie w przypadku usług oferowanych przez Canon. W „Cloud Workspace Collaboration – automatyzacja procesów” przygotowaliśmy gotowe konfiguracje typowych przepływów pracy (od przetwarzania faktur po zarządzanie umowami), do których dostęp można uzyskać bezpośrednio z urządzeń firmy Canon. Oznacza to, że poszczególne etapy cyfrowego przetwarzania dokumentów, takie jak ich zatwierdzanie, udostępnianie czy archiwizowanie, są wstępnie skonfigurowane. Pozwala to oszczędzać czas i pieniądze w trakcie organizowania hybrydowego środowiska pracy.

Zapewnienie pracownikom swobody pracy poza biurem rodzi jednak nowe ryzyka w zakresie bezpieczeństwa IT. Aby zmierzyć się z tym zagadnieniem, trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, które zasoby informacyjne należy szczególnie chronić, a następnie ustalić, w jaki sposób są wykorzystywane przez pracowników w warunkach pracy poza biurem. Jakie zabezpieczenia zostaną wdrożone, aby zapobiec przypadkowemu lub złośliwemu naruszeniu bezpieczeństwa tych informacji? Organizacje muszą zdefiniować zestaw najlepszych praktyk, aby zapobiec tworzeniu luk w zabezpieczeniach, których źródłem jest człowiek. Potrzebna jest też technologia, która zapewnia wewnętrzne bezpieczeństwo i pozwala chronić pracowników podczas codziennej pracy. Dlatego tak ważne jest, dobierając zestaw narzędzi pod kątem pracy hybrydowej, przeanalizować poziom oferowanych przez nie zabezpieczeń.

Usługa „Cloud Workspace Collaboration – automatyzacja procesów” spełnia pod tym względem najwyższe standardy. Kompleksowe usługi zarządzania informacjami powinny nie tylko poprawiać wygodę pracy hybrydowej, ale również zapewniać odpowiednie zabezpieczenia na każdym etapie cyklu życia dokumentu. W przypadku CWC zasady dostępu do dokumentów są automatycznie stosowane w momencie skanowania dokumentu, a informacje przechowywane w centralnym repozytorium dokumentów są bezpiecznie chronione przez Microsoft Azure.

Nasze usługi i rozwiązania do zarządzania dokumentami współpracują z naszymi urządzeniami, aby zapewnić firmom solidną ochronę, ale też integrują się z rozwiązaniami innych dostawców. Urządzenia Canon zostały zaprojektowane z myślą o bezpieczeństwie. Zapewniają szereg funkcji i możliwości związanych z bezpieczeństwem dokumentów – od wbudowanego oprogramowania McAfee Embedded Control po uwierzytelnianie użytkowników.

Aby wdrożyć system pracy hybrydowej, dział IT musi spojrzeć holistycznie na potrzeby wszystkich działów i oddziałów firmy. Żadna lokalizacja - biuro, dom, przestrzeń co-workingowa - nie jest samotną wyspą. Współpraca między zespołami musi zostać utrzymana, niezależnie od tego, jakich procesów dotyczy i skąd pracownicy aktualnie wykonują swoje obowiązki. Nie chodzi więc tylko o to, by wdrożyć rozwiązania, które sprawdzą się w przypadku poszczególnych lokalizacji. Chodzi o zapewnienie ludziom narzędzi, które umożliwiają pracę bez przeszkód. Czy udało Ci się wypróbować i przetestować technologie, których zamierzasz używać? Czy umożliwiają one łatwą integrację? A może ich współdziałanie będzie wymagać ciągłych interwencji pracowników działu IT? Integracja rozwiązań jest jednym z najbardziej złożonych problemów, z którymi mogą się zmierzyć zespoły IT, dlatego jest to tak istotne zagadnienie.

W firmie Canon projektujemy wszystkie rozwiązania i urządzenia pod kątem ich współdziałania. Dzięki temu działy IT mogą skutecznie zarządzać hybrydowymi przestrzeniami roboczymi. Nasze rozwiązania do zarządzania dokumentami i informacjami współpracują z naszymi urządzeniami, co ułatwia proces integracji oraz umożliwia rozbudowę i dostosowywanie możliwości do potrzeb.

Istnieje duża presja, by jak najszybciej dostosować procesy pracy do aktualnych trendów, ale tempa działań nie należy przedkładać nad dobre planowanie. Poukładanie na nowo środowiska pracy może być dużym wyzwaniem, zwłaszcza że nakładają się na to kwestie bezpieczeństwa, współpracy i wydajności rozproszonych zespołów. Na szczęście firmy nie muszą sobie z tym radzić same. Canon ma duże doświadczenie w obszarze transformacji procesów biznesowych związanych z wykorzystaniem dokumentów i informacji, a także organizacji pracy hybrydowej.