4 rzeczy, o których trzeba pamiętać przy wdrażaniu rozwiązań zarządzania informacjami

Podjęcie decyzji o inwestycji w nową technologię w celu poprawy przepływu informacji w całej organizacji to jedna rzecz. Czymś zupełnie innym jest pomyślne wdrożenie rozwiązania przy minimalnych zakłóceniach i przy jednoczesnym obniżeniu kosztów.

Ważne jest, aby zrobić to dobrze, ponieważ najbardziej jaskrawe przypadki niepowodzeń trafiają na czołówki gazet — mowa tu m. in. o przerwanym projekcie wdrożenia systemu rejestracji pacjentów NHS opisywanego w prasie jako „największa porażka IT w historii”¹ czy też o próbie wdrożenia systemu automatyzacji magazynu Sainsbury, z którego się wycofano, mimo że pochłonął 150 mln GBP².

Przeprowadziliśmy ankietę wśród tysięcy osób decyzyjnych w zakresie IT (ITDM), aby zrozumieć, w jaki sposób zmieniają się procesy biznesowe w firmach. Badanie wykazało, że kompatybilność z istniejącą infrastrukturą została uznana za największe wyzwanie związane z wdrożeniem nowych systemów przez działy IT.

Problemy te mogą zaważyć o sukcesie kolejnego projektu i to w chwili, gdy coraz więcej firm dąży do cyfrowego rozwoju. Udało się nam nawet ustalić, że w ciągu ostatnich kilku lat 10% respondentów musiało całkowicie zrezygnować z wdrożenia.

W tym artykule formułujemy 4 wskazówki dla działów IT, które pomogą im lepiej przygotować się do kolejnego projektu wdrożeniowego. Wzięcie ich pod uwagę w fazie planowania daje szansę na płynniejsze i bardziej satysfakcjonujące wdrożenie, dzięki czemu firmy będą mogły w pełni skorzystać z zalet nowych systemów.

Przeprowadzając badanie, pytaliśmy decydentów IT (and. ITDM) o wyzwania, z jakimi musieli się mierzyć podczas ostatniego projektu wdrożenia technologii o strategicznym znaczeniu. Integracja z posiadanymi zasobami IT była najczęściej wskazywanym problemem (28%).

To dlatego, rozważając kolejne inwestycje, szefowie IT jako jedno z najważniejszych kryteriów decyzyjnych wymieniają kompatybilność nowych rozwiązań z istniejącą infrastrukturą. Bywa, że przypisują temu większe znaczenie niż możliwościom samej technologii.

Biorąc jednak pod uwagę czas, koszty i wyzwania związane z wdrażaniem całkowicie nowych rozwiązań, doradzalibyśmy, aby podejść do inwestycji strategicznie i nadać priorytet skalowalnym rozwiązaniom - takim, które pozwalają na dodawanie kolejnych funkcjonalności w miarę rozwoju potrzeb firmy.

Zapytaliśmy decydentów IT o poziom wsparcia, jaki otrzymali podczas ostatniego większego wdrożenia technologii. 61% respondentów stwierdziło, że częściowo korzystało ze wsparcia zewnętrznych dostawców.

Ciekawe jest to, że nie wszystkie firmy stosują takie samo podejście, jeśli chodzi o angażowanie do współpracy podmiotów z zewnątrz. 34% respondentów oczekuje podstawowego poziomu wsparcia, który pozwala im dalej samodzielnie zarządzać zadaniem. 35% respondentów preferuje model współpracy, w ramach którego odpowiedzialność za projekt jest dzielona. Wreszcie 30% ITDM woli współpracować z partnerem, który od początku do końca ponosi pełną odpowiedzialność za projekt.

To naprawdę zależy od potrzeb i możliwości organizacji. Duże organizacje zatrudniające ponad 5000 pracowników częściej wybierają pełnoskalową współpracę - co nie powinno dziwić, biorąc pod uwagę złożoność projektów w przedsiębiorstwach tej wielkości.

Najważniejsze jest to, że nie ma jednej strategii, która sprawdzi się wszędzie — każda firma przed skorzystaniem ze wsparcia zewnętrznego musi ocenić swoje mocne i słabe strony.

Wybór zależy od tego, na co aktualnie stawia organizacja.

Nasze badania wykazały na przykład, że firmy, które całkiem wzięły na siebie ostatnie wdrożenie, zgłaszały najmniejsze opóźnienia i problemy w zakresie integracji. Jeśli więc szybkość jest Twoim priorytetem, może to być najlepsza opcja. Jednak ma to swoje koszty - co 5. firma narzekała na brak komunikacji z dostawcami, a 1 na 7 brakowało wsparcia posprzedażowego.

Ci szefowie IT, którzy zdecydowali się na pełną współpracę z podmiotami zewnętrznymi, rzadziej zgłaszali problemy (21%). Wybór tej drogi oznaczał również lepsze wsparcie posprzedażowe i komunikację w trakcie wdrożenia, a co najważniejsze, jedynie 5% projektów zostało przerwanych. To prawie o połowę mniej niż w przypadku firm, które wzięły odpowiedzialność na siebie. Jedynym minusem, na który wskazywali ankietowani, było nieznaczne zwiększenie liczby problemów z funkcjonalnością.

Próby łączenia obu tych podejść - na przykład w ten sposób, że dostawca jest mocno zaangażowany na początku, a następnie przekazuje ster organizacji (lub odwrotnie) - najczęściej oznaczają problemy. Ponad 90% ITDM, którzy wybrali ten model działania, raportowało wyzwania w projekcie i znacznie częściej zmuszonych było zrezygnować z wdrożenia. Takie podejście było również skorelowane z częstszym występowaniem takich problemów, jak niedopasowanie technologii do jej przeznaczenia w organizacji, czy niski poziom akceptacji nowych systemów przez pracowników.

Dla szefów, którzy stawali przed podobnymi wyzwaniami, jasne jest, że nie wszyscy dostawcy oferują wymaganą jakość wsparcia.

Wybór odpowiedniego partnera, który będzie posiadał odpowiednie kompetencje, nie jest łatwy. A wiele od tego zależy.

Dobry partner powinien umieć współpracować zarówno z IT, jak również właścicielami poszczególnych procesów biznesowych, aby przewidzieć i ograniczyć ewentualne zagrożenia związane z integracją rozwiązań czy dotrzymaniem terminów (zwłaszcza w przypadku dużych, złożonych projektów). To scenariusz idealny, jednak możliwa jest zupełnie odwrotna sytuacja. Jak już mogliśmy się przekonać, problemy z integracją i opóźnienia mogą być w rzeczywistości zaostrzane przez pełnoskalową współpracę.

Co nam to mówi? Bardzo ważne jest, aby szefowie IT wybierali do współpracy takich partnerów, którzy posiadają możliwie szeroką wiedzę na temat integracji rozwiązań oraz specjalistyczną (wąską) wiedzę w obszarze technologii, które firma chce wdrożyć. Potencjalni partnerzy muszą być w stanie sprawnie łączyć różne rozwiązania i dbać o ich niezakłócone współdziałanie.

Pomyślne wdrożenie wymaga również dogłębnego zrozumienia procesów biznesowych — zwłaszcza sposobu przetwarzania dokumentów i informacji w organizacji.

Wreszcie, wybrany partner powinien wzbudzić w IT zaufanie do automatyzacji, odblokowując korzyści z poprawy bezpieczeństwa i zgodności z przepisami, zwiększonej wydajności oraz lepszych doświadczenia klienta.

Nie ma magicznej formuły, która gwarantowałaby bezproblemowe wdrożenie. Natura tego procesu jest skomplikowana, a problemy z kompatybilnością to jej składowa.

Jednak firmy, które są już bardziej rozwinięte cyfrowo i podejmują wysiłki, by zaszczepiać w swojej kulturze organizacyjnej innowacyjność, są na dobrej drodze, żeby osiągnąć sukces. A jeśli szefowie IT będą planować inwestycje, uwzględniając przyszłe potrzeby firmy i uda im się pozyskać do współpracy odpowiedniego partnera, będą mieć ogromną szansę na udane wdrożenie, które przyniesie korzyści całej organizacji na wiele kolejnych lat.

Firma Canon ma ponad 30-letnie doświadczenie w zakresie inżynierii procesów biznesowych oraz wdrażania i integracji rozwiązań. Pomogliśmy już ponad 2700 klientów w całej Europie usprawnić procesy oparte na dokumentach. Specjalizujemy się w hiperautomatyzacji przepływów pracy i zarządzaniu dokumentami cyfrowymi, więc niezależnie od tego, na jakim etapie zarządzania dokumentami jesteś, możemy pomóc Ci przejść na kolejny poziom.

Pobierz nasz raport, aby dowiedzieć się więcej o typowych pułapkach, z jakimi borykają się firmy podczas wdrażania technologii, a także o tym, jak organizacje wykorzystują technologie, takie jak automatyzacja, w celu lepszego zarządzania dokumentami.