Bezpieczeństwo informacji pozostaje w centrum uwagi – w mediach, w świadomości publicznej i, co najważniejsze, w kontekście środków wydawanych na IT. Dane i dostęp do tych danych to bardzo atrakcyjny cel dla przestępców.

Zmiany w sposobie pracy mają ogromny wpływ na skuteczność systemu zabezpieczeń. Coraz więcej organizacji stosuje hybrydowy model pracy, który umożliwia pracownikom swobodne przemieszczanie się między lokalizacjami i efektywną pracę z dowolnego miejsca – z biura, domu czy choćby lotniska.

Ten nowy sposób pracy zapewnia wiele korzyści, ale praca hybrydowa i zdalna sprawiły, że zarządzanie bezpieczeństwem informacji stało się bardziej złożone. Jednak można poradzić sobie z tymi wyzwaniami, jeśli mamy do dyspozycji odpowiednie narzędzia IT i wsparcie.

Oto zestaw 4 najczęściej poruszanych kwestii, które padają podczas naszych rozmów z klientami wraz z komentarzem, w jaki sposób Canon pomaga odpowiedzieć na tak zdefiniowane wyzwania.

Niezależnie od tego, czy chcemy stworzyć w pełni hybrydowe środowisko pracy, czy raczej zoptymalizować istniejące procesy, bezpieczeństwo powinno być zawsze na pierwszym miejscu. Jednak często zdarza się, że organizacje realizują te cele oddzielnie: najpierw inwestują w technologię, która umożliwia pracę hybrydową, a następnie starają się zabezpieczyć rozszerzone środowisko robocze. Firmy mogą zaoszczędzić czas i uniknąć „podwójnego płacenia” dzięki wnikliwej analizie rozwiązań do obsługi hybrydowego modelu pracy pod kątem bezpieczeństwa – przed wdrożeniem wybranego rozwiązania.

Bezpieczeństwo firmowych dokumentów i informacji jest centralnym elementem filozofii Canon, nie tylko jeśli chodzi o dostarczany sprzęt i oprogramowanie, ale także sposób wdrożenia. Niezależny instytut Quocirca uznał Canon za lidera branży w dziedzinie bezpieczeństwa druku i dokumentów¹. Klienci współpracujący z nami przy projektach optymalizacji środowiska pracy hybrydowej mogą mieć pewność, że bezpieczeństwo informacji będzie ważnym elementem rozwiązania.

Trzeba zastanowić się nad sposobem, w jaki informacje będą przepływać przez środowiska robocze organizacji – niezależnie od tego, czy dotyczy to tworzenia, udostępniania, przechowywania czy usuwania dokumentów. Każdy z tych procesów stanowi potencjalną lukę w zabezpieczeniach. Argumentem, który mocno przemawia za współpracą z nami jest to, że zapewniamy specjalistyczną wiedzę w obszarze zarządzania dokumentami w całym cyklu życia informacji.

Ekosystem naszych rozwiązań, obejmujący sprzęt, oprogramowanie i usługi, został zaprojektowany z myślą o kompleksowej ochronie informacji na każdym etapie oraz w dowolnym czasie i miejscu pracy. Nasze urządzenia i rozwiązania dla przedsiębiorstw mają wbudowane zabezpieczenia: szyfrowanie danych, rejestrowanie aktywności, bezpieczny dostęp do dokumentów w chmurze i uwierzytelnianie użytkowników. Dzięki temu dokumenty mogą być drukowane lub wykorzystywane tylko przez uprawnionych użytkowników.

Nasze rozwiązania do zarządzania dokumentami wspierają działania klientów, zapewniając im bezpieczne repozytorium dokumentów i platformę do współpracy. Nasze inteligentne rozwiązania mogą rozpoznawać typowe dokumenty i stosować automatyczne zasady zabezpieczeń w celu ograniczenia dostępu, tak aby z określonych materiałów mogły korzystać tylko uprawnione osoby.

Egzekwowanie zasad bezpieczeństwa nie powinno wymagać obecności zespołów IT. Jednak szefowie organizacji mogą mieć obawy dotyczące działań wymuszających przestrzeganie najlepszych praktyk przez pracowników zdalnych – bez znaczącego obciążania działu IT i frustracji ściśle kontrolowanych pracowników.

Poinformowanie pracowników o sposobach ochrony danych i powodach, dla których wprowadzono określone zasady, może przynieść korzyści każdej organizacji. Bardziej sformalizowany i spójny sposób egzekwowania zasad bezpieczeństwa powinien być jednak szczególnym priorytetem dla wszystkich przedsiębiorstw działających w środowisku hybrydowym.

Nasze rozwiązania do zarządzania informacjami oparte na chmurze, w tym Therefore Online i „Cloud Workspace Collaboration – automatyzacja procesów”, zapewniają pracownikom ustrukturyzowany, bezpieczny dostęp do dokumentów oraz sposobów ich przechowywania i udostępniania. Są to rozwiązania oparte na chmurze, dlatego umożliwiają pracownikom korzystanie z dokumentów niezależnie od miejsca pracy. Dodatkowo, wbudowane, dyskretne zabezpieczenia dają możliwość zastosowania reguł, które zapobiegają naruszeniom przez pracowników.

Przykładowo mechanizmy kontroli dostępu uniemożliwiają pracownikom otwieranie poufnych dokumentów bez zezwolenia, a automatyzacja każdego rozwiązania daje pewność, że dokumenty są kierowane bezpośrednio do właściwego pracownika na każdym etapie przepływu pracy.

Firma Gartner ustaliła, że korzystanie z urządzeń osobistych i „shadow IT” jest nadal powszechne w przypadku pracowników zdalnych. Ponad połowa pracowników przyznaje się do korzystania z aplikacji lub usług internetowych, które nie są zatwierdzone przez ich firmę². Zastanów się, dlaczego wybrali niezatwierdzone technologie. Zwykle chodzi o jeden z powodów wymienionych poniżej.

Po pierwsze, może się to wiązać z przyzwyczajeniami. Wykonując swoje zadania poza biurem, np. w domu lub w podróży, pracownik może mieć tendencję do sięgania po rozwiązania, których używa w codziennym życiu, które zna i po które intuicyjnie sięga w pierwszej kolejności. Ponadto pracownicy mogą nie być świadomi zagrożeń związanych z korzystaniem z tych narzędzi, dlatego najlepszą strategią w rozwiązaniu tego problemu są szkolenia i edukacja.

Po drugie, pracownik może korzystać z tych narzędzi, ponieważ ma problemy z rozwiązaniami dostarczonymi przez firmę. Być może działają zbyt wolno, są skomplikowane w obsłudze lub trudno dostępne poza siedzibą firmy.

Dostarczenie narzędzi to za mało. Liczy się bezproblemowa praca i wygodna obsługa. W firmie Canon zawsze uwzględniamy ten aspekt podczas projektowania naszych rozwiązań. „Cloud Workspace Collaboration – automatyzacja procesów” i Therefore Online ułatwiają pracownikom interakcję z dokumentami w czasie rzeczywistym, niezależnie od miejsca pracy, z dowolnego zatwierdzonego urządzenia i bez frustrujących opóźnień. Co najważniejsze, zapewniają one również wewnętrzne, kompleksowe bezpieczeństwo dokumentów. Nasze rozwiązania tworzą obieg zamknięty, który zapewnia stałe bezpieczeństwo.

Wiemy, że dbanie o bezpieczeństwo informacji nie zawsze jest łatwą sprawą. Chcemy umożliwić organizacjom wdrożenie modelu operacyjnego, który im odpowiada i nie stanowi zagrożenia dla ich działalności i danych.

Współpraca z zaufanym partnerem może zdjąć presję z zespołu i zapewnić wsparcie w ocenie zagrożeń bezpieczeństwa w infrastrukturze IT. Może też ułatwić namierzenie luk w zabezpieczeniach i zbudowanie ekosystemu technologii, który zabezpieczy przed związanymi z tym zagrożeniami – niezależnie od miejsca pracy.