Wskazówki dla menedżerów działów IT: jak uprościć efektywną pracę hybrydową

Ostatni rok był trudny dla menedżerów działów IT na całym świecie. Nikt nie mógł przewidzieć nagłych i drastycznych zmian w strategii IT, które trzeba będzie przeprowadzić w organizacjach. Sposób pracy zmienia się, a pandemia stała się paliwem, które przekształca ewolucję w rewolucję. To, co mogło być wprowadzanym stopniowo, trzyletnim planem rozwoju transformacji cyfrowej, stało się nagle pilnym zadaniem.

1. Uproszczenie infrastruktury

W przeszłości zespół IT mógł poświęcać dużo czasu na zarządzanie infrastrukturą i jej konserwację. Wprawdzie wiązało się to z nieefektywnym wykorzystaniem czasu, ale taka była rzeczywistość w wielu organizacjach. Skutki pandemii sprawiły, że wielu liderów biznesowych ponownie przeanalizowało normalne procesy – przecież ciągłe wizyty w siedzibie firmy są niepraktyczne podczas lockdownów, a ponadto uniemożliwiają pracę rozproszoną lub hybrydową w dłuższej perspektywie. Taka sytuacja stała się argumentem biznesowym przemawiającym za ograniczeniem zależności od infrastruktury w siedzibie firmy. Jednym z obszarów, którym należy się ponownie przyjrzeć, jest zarządzanie sterownikami.

Zarządzanie sterownikami nie jest szeroko omawianym tematem, ale jest to problem dla zespołów IT – nawet jeśli urządzenia i użytkownicy znajdują się na miejscu. Praca hybrydowa dodatkowo zwiększa złożoność tego problemu. Działanie w nowych środowiskach prawdopodobnie będzie oznaczać konieczność zainwestowania w nowe urządzenia – lepiej dostosowane do działania w odległych lokalizacjach. Nowe urządzenia oznaczają wzrost nakładu pracy działów IT, w tym konieczność zapewnienia prawidłowego oprogramowania, sterowników i konfiguracji zabezpieczeń.

Wymagania użytkowników będą zależeć od ich roli, a to będzie mieć wpływ na zarządzanie sterownikami. Jednocześnie coraz większa liczba użytkowników chce podłączać własne urządzenia, więc jeszcze ważniejsze staje się to, aby sterowniki drukarek były prawidłowo zarządzane i wdrażane. Przejście na oparte na chmurze, niewymagające stosowania sterowników środowisko nie tylko pozwala oszczędzać cenny czas poświęcany na konfigurowanie i aktualizowanie urządzeń zdalnych, ale sprawia także, że firma nie musi kupować dodatkowych elementów infrastruktury do użytku na w głównym biurze.

2. Scentralizowane zarządzanie flotą

Przejście na oparte na chmurze zarządzanie flotą ma również zalety wykraczające poza zwiększenie funkcjonalności infrastruktury w kontekście pracy zdalnej. Umożliwia scentralizowane zarządzanie, co ułatwia wgląd w informacje o flocie urządzeń drukujących i skanujących, zarządzanie nią i jej obsługę.

W przypadku standardowych rozwiązań o takich problemach jak niski poziom tonera, zacięcia papieru i błędy pracy dowiadujemy się dopiero wtedy, gdy zgłosi je pracownik, ale taki tryb działania powoduje opóźnienia w pracy. Gdy urządzenie znajduje się w domu pracownika – 50 km od personelu serwisowego – zdiagnozowanie i wyeliminowanie problemu jest jeszcze trudniejsze. Skutkiem może być nawet niesprawność urządzenia przez dłuższy czas. Narzędzia oparte na chmurze umożliwiają monitorowanie flot urządzeń i przewidywanie problemów, takich jak potrzeba wymiany tonera, a to skraca czas przestojów.

Centralne zarządzanie ułatwia także zarządzanie aktualizacjami. Nie mając całej floty na miejscu, nie można aktualizować każdego urządzenia z osobna. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania w chmurze można zainstalować nowe aktualizacje lub funkcje w całej flocie bez konieczności opuszczania stanowiska pracy. To lepsze rozwiązanie zarówno dla Ciebie, jak i pracowników, którzy mają natychmiastowy dostęp do najnowszych wersji bez opóźnień – a to szczególnie ważne w przypadku zabezpieczeń.

3. Bezpieczny i skuteczny przepływ informacji

Czas przejść do kwestii bezpieczeństwa i efektywności przepływu dokumentów i informacji. Jedną z rzeczy z którą wszyscy się zgadzamy jest to, że bezpieczeństwo jest najważniejsze. Jednak zespoły IT muszą zachować równowagę między dostępnością a poziomem ochrony. Pracownicy powinni mieć dostęp do potrzebnych im dokumentów, ale nie do materiałów, do których przeglądania nie są upoważnieni. Z kolei łatwy dostęp dla pracowników nie powinien oznaczać łatwego dostępu dla wszystkich, w tym dla osób mających złe zamiary.

Systemy oparte na chmurze zapewniają wiele korzyści w tym kontekście. Pracownicy mają łatwy dostęp do potrzebnych dokumentów z dowolnego miejsca. Ponadto zespoły IT mogą łatwiej zarządzać zabezpieczeniami poprzez konfigurowanie reguł przyznawania i ograniczania użytkownikom dostępu do lokalizacji plików na serwerze.

Z kolei oparte na chmurze zarządzanie flotą urządzeń pozwala zająć się tą kwestię w odniesieniu do urządzeń drukujących i skanujących. Można konfigurować profile użytkowników i przepływy pracy i zarządzać nimi z centralnego punktu. Ułatwia to ustawianie reguł dostępu i zarządzania informacjami.

Wraz z nadejściem nowej ery pracy hybrydowej zespoły IT będą coraz częściej pełnić funkcję „architekta informacji”. Zapewnimy narzędzia i technologie umożliwiające efektywną i bezpieczną pracę z dowolnego miejsca. Możliwe, że Twoja organizacja ma w planach korzystanie z chmury, ale będzie ona niezbędna do realizacji zadań, zwłaszcza w zakresie zarządzania flotą. Jest to jednak nie tylko konieczność, ale także szansa na ogólne usprawnienie zarządzania flotą – pomaga wydłużyć czas pracy bez przestojów i zapewnia bezpieczeństwo pracowników.