Czy jesteś gotów na pracę zdalną?

Choć przyszłość nie jest wykuta w kamieniu, to pewne jest jedno – potrzeba digitalizacji gwałtownie wzrosła. Oznacza to, że odpowiednia technologia i właściwa infrastruktura mają kluczowe znaczenie, by przetrwać w otoczeniu, które jeszcze przez dłuższy czas pozostanie niepewne. Najwyższy czas, by zacząć przygotowywać swoją firmę i wspierać pracowników poprzez inwestycje w technologie i systemy sprawnie obsługujące bardziej elastyczny system pracy.

Do jakiego stopnia Twoja firma była przygotowana by dostosować swoje podejście do wymogów „nowej normalności”, która jak się wydaje pozostanie z nami na dłużej? W samej Wielkiej Brytanii niecałe 50% pracowników w biurach uważa, że obecna infrastruktura firmy wspiera bezpieczną i wydajną pracę zdalną. Nie powinno to właściwie dziwić, skoro każda organizacja jest na innym etapie rozwoju pod względem transformacji cyfrowej. W dzisiejszym środowisku biznesowym funkcjonuje wiele różnych, hybrydowych, nowoczesnych systemów pracy z wykorzystaniem zarówno dokumentów papierowych, jak i cyfrowych.

Tak więc choć sporo firm do niedawna nie było gotowych na zmianę, obecna sytuacja wymusi na nich konkretne działania. To jednak wcale nie znaczy, że takie zmiany muszą być skomplikowane czy kosztowne. Mając możliwość skorzystania już dziś z upowszechnienia się pracy zdalnej, od czego należy zacząć?

¹ https://www.forbes.com/sites/charlestowersclark/2020/03/27/will-remote-work-become-the-new-normal/#1918a2eccd1c

Jak wspierać pracę zdalną w dłuższej perspektywie

Jeśli chcesz skutecznie wdrażać pracę zdalną w dłuższej perspektywie, w Twojej organizacji musi powstać ekosystem ułatwiający podejście cyfrowe. W tym celu powinieneś wziąć pod uwagę cztery istotne obszary.

1) Technologia – To zdecydowanie najważniejszy obszar, bowiem wybory w tym zakresie to być albo nie być dla środowiska pracy zdalnej. Infrastruktura, urządzenia i cyfrowe narzędzia, jakie wybierzesz dla swoich pracowników, muszą mieć na celu pełną elastyczność.

Nie wystarczy tylko przestawić się z urządzeń stacjonarnych na laptopy. Jeśli prowadzisz na przykład kancelarię prawną czy placówkę edukacyjną, u podstaw Twojej bieżącej działalności leży dostęp do wysokiej jakości profesjonalnego sprzętu drukującego i skanującego. Jest on wówczas co najmniej tak potrzeby, jak laptop – zarówno w domu, jak i w strefach coworkingowych.

Zastanów się, jakie najprostsze rozwiązania pomogą Twojemu zespołowi w pracy i swobodnym korzystaniu z usług w chmurze. Im bardziej przyjazne dla użytkownika będą narzędzia pracy zdalnej, tym sprawniej reagować będzie zespół i tym skuteczniej unikniesz mogących słono kosztować pułapek, jeśli pracownicy będą jednocześnie korzystać z firmowej technologii i prywatnych urządzeń.

Nie zapominaj też o serwisie i konserwacji. Bieżąca współpraca z działem informatycznym to konieczność, jeśli chcesz zadbać o terminową aktualizację i odpowiednie uzupełnianie oprogramowania.

2) Narzędzia współpracy –Wybraną przez Ciebie infrastrukturę i urządzenia uzupełnią narzędzia, które pomogą Ci przetwarzać informacje o krytycznym znaczeniu dla Twojej działalności. Nawet jeśli przed obecnym kryzysem byłeś gotowy wspierać współpracę, pewne jest jedno – sprawne rozwiązanie do zarządzania informacjami to niezbędny element skutecznego środowiska pracy zdalnej.

Tu właśnie Twojej firmie najbardziej pomóc mogą rozwiązania w chmurze. To dobra okazja, by zweryfikować funkcjonujący obecnie system – zwłaszcza jeśli powstawał naprędce w nadzwyczajnych warunkach – i znaleźć rozwiązanie spełniające wszystkie potrzeby w zakresie procesów i bezpieczeństwa w przetwarzaniu informacji Twojej firmy.

Koniecznie zadbaj też o program szkoleń, który przygotuje Twój zespół na przyszłość. Im szybciej pracownicy nabędą odpowiednie umiejętności, tym szybciej uzyskasz pełną wartość swoich inwestycji.

3) Zasypywanie przepaści pomiędzy dokumentacją papierową i cyfrową –Łatwo powiedzieć, że zdalną pracę zespołu umożliwią rozwiązania w chmurze. Co jednak jeśli nadal jesteś na wczesnym etapie transformacji cyfrowej i realizujesz procesy oparte w dużym stopniu na dokumentach papierowych? Czy w warunkach kwarantanny zmierzyłeś się z problemem braku dostępu do archiwum i niemożnością wdrożenia procesów cyfrowych?

Każda firma jest inna, więc nie ma rozwiązań pasujących do każdego przedsiębiorstwa. Na początek warto jednak przygotować strategię zmiany status quo na sytuację pożądaną wraz z określeniem odpowiednich ram czasowych działania. Najważniejsze, by nie wpadać w panikę i nie poddawać się presji czasu. Skoro musisz jednocześnie korzystać z istniejącej infrastruktury i łączyć dotychczasowe procesy oparte na dokumentacji papierowej i plikach cyfrowych, to zamiast narzucania gwałtownych zmian najlepiej skupić się na sprawnej integracji.

4) Osiąganie wyników – Skoro informacja jest w samym sercu działalności każdej firmy, to umiejętność skutecznego wykorzystania przepływu informacji na etapie ich wprowadzania, przekazywania i udostępniania jest ważną cechą skutecznie działającej organizacji. W czasach, gdy szczególne znaczenie ma zapewnienie ciągłości funkcjonowania, nie do przecenienia jest możliwość łączenia odpowiednich technologii, narzędzi współpracy oraz wydajnego zarządzania procesami obiegu dokumentów.

Zapewnij swoim pracownikom sprawne i przyjazne zasady funkcjonowania, a na pewno uzyskasz wzrost wydajności pracy i rentowności firmy.