Automatyzacja nie jest nowym zjawiskiem. Potrzeba zwiększenia wydajności sprawiła, że ludzie zaczęli pracować nad technologiami, które pozwalałyby na wykonywanie zadań szybciej lub bez ich udziału. Krosno mechaniczne czy samochodowa linia montażowa to przykłady na to, jak automatyzacja pomaga pracownikom uwolnić się od żmudnych i powtarzalnych zadań, aby zwiększyć wydajność pracy¹.

W pracy biurowej przybiera to jednak inną formę. Pracownicy umysłowi generują wartość poprzez tworzenie i udostępnianie informacji. Zwiększenie ich wydajności w tym obszarze może stanowić duży wzrost konkurencyjności.

Niedawno przeprowadziliśmy badania dotyczące tego, jak zmieniają się procesy w miejscu pracy, w tym jak organizacje zarządzają dokumentami i informacjami. Wynika z nich, że firmy zaczynają stosować automatyzację na różne sposoby. Wdrożenie automatyzacji odblokowuje korzyści, które wykraczają znacznie poza wydajność. Należy wśród nich wymienić na przykład zwiększenie zadowolenia klientów, podniesienie bezpieczeństwa danych czy poprawę zgodności z przepisami.

Jednocześnie przekonaliśmy się również, że wiele firm ma trudności z przejściem od bardziej podstawowych form automatyzacji do zaawansowanych rozwiązań. Zapytaliśmy więc: dlaczego?

Chociaż automatyzacja była już szybko rozwijającą się branżą przed pandemią, w ciągu ostatnich kilku lat zaobserwowano wzrost jej wykorzystania, a globalny rynek automatyzacji procesów biznesowych wzrósł z 5,1 mld USD w 2016 r. do 12,7 mld USD w 2021 r.². Pandemia przyspieszyła ten proces, ponieważ zmusiła wiele firm do cyfryzacji dużych obszarów swojej działalności³. W rzeczywistości, według firmy McKinsey, wdrożenie technologii odbywało się około 25 razy szybciej niż przed pandemią⁴.

Jaki był efekt? Firmy podjęły istotne działania w kierunku automatyzacji wcześniej pomijanych funkcji biznesowych, takich jak obsługa klienta, HR czy przetwarzanie faktur. Każdy z tych procesów składa się z serii powtarzalnych zadań, które można i warto zautomatyzować, nawet jeśli dla wielu organizacji nie było to priorytetem.

McKinsey zwraca również uwagę na to, że dzięki postępom, jakie dokonały się w zakresie automatyzacji doszłodoistotnej zmiany podejścia. Automatyzacja przestała być postrzegana wyłącznie jako narzędzie redukcji kosztów i stała się elementem budowania przewagi konkurencyjnej⁵. Automatyzacja staje się coraz bardziej zaawansowana i jest stosowana w bardziej złożonych procesach biznesowych, co zapewnia bardziej strategiczne korzyści.

Zapytaliśmy decydentów IT (ITDM) o ich doświadczenia związane z automatyzacją. Udzielone odpowiedzi pozwoliły nam na wskazanie 3 kluczowych obszarów, w których najczęściej odnotowywano korzyści:

Wydajność jest jedną z korzyści najczęściej związanych z automatyzacją, co potwierdziły nasze badania. 37% osób decyzyjnych w zakresie IT twierdzi, że umożliwia ona zespołom efektywniejszą pracę i jest to jej największa zaleta.

32% ITDM uznało, że ich inwestycja w automatyzację ułatwiła zarządzanie zgodnością z przepisami i ochronę krytycznych informacji.

34% ITDM, z którymi rozmawialiśmy, wskazało, że automatyzacja przyczyniła się do poprawy jakości obsługi klienta.

Osoby decyzyjne w zakresie IT są wyraźnie zadowolone z wdrożonej automatyzacji. Czy jednak istnieją obszary, w których automatyzacja mogłaby przynieść ich organizacjom większe korzyści?

Ochrona danych jest stałym zmartwieniem dla ITDM. Coraz powszechniej występująca organizacja pracy w modelu wirtualnym lub hybrydowym sprawia, że trudniej monitorować zachowanie pracowników. 36% ITDM podejrzewa lub jest przekonanych, że pracownicy nie zawsze przestrzegają procedur zgodności, Nie jest więc zaskoczeniem, że zaczynają inwestować w technologię zarządzania dokumentami cyfrowymi, aby uzyskać lepszy wgląd i kontrolę nad tym, jak informacje przepływają przez ich organizację.

Na przykład 53% ITDM automatycznie zarządza prawami dostępu, dzięki czemu poufne dokumenty są chronione przed nieautoryzowanymi użytkownikami. 51% stosuje automatyczne reguły dotyczące czasu przechowywania danych, aby ułatwić organizacji działanie w zgodzie z RODO.

Jednakże tylko około połowa ITDM twierdzi, że wdrożyła w jakiejkolwiek formie system do zarządzania dokumentami cyfrowymi.

Wśród uczestników naszego badania znaleźli się przedstawiciele organizacji, w których mogliśmy przyjrzeć się bardziej złożonym wdrożeniom obejmującym całe cykle pracy. Zdaliśmy sobie jednak sprawę z tego, że jest to relatywnie rzadki scenariusz. Większość firm nie korzysta jeszcze z tych aspektów automatyzacji, które mogą zmienić doświadczenia pracowników i klientów.

Na przykład tylko 29% ITDM wdrożyło automatyzację komunikacji z klientami, a 30% jest w stanie informować klientów o aktualnym statusie ich spraw.

Co zatem nie działa w tym zakresie i jak decydenci IT może wypełnić tę lukę, aby upewnić się, że organizacja nie zostanie w tyle?

Wprowadzenie automatyzacji cyklu pracy jest po prostu bardziej złożone. Nasze badania pokazały nam jednak, że takie projekty są trudne jeszcze z innego powodu — problemów z integracją nowych narzędzi z istniejącą infrastrukturą. To właśnie z tego powodu szefowie IT w pierwszej kolejności stawiają na rozwiązania, które są kompatybilne ze środowiskiem informatycznym swojej organizacji.

Nie powinno nas dziwić, że dla organizacji, które działają w coraz bardziej skomplikowanych ekosystemach technologicznych, wdrażanie innowacji nie jest łatwe. Z naszych badań wynika, że 27% ITDM doświadczyło opóźnień podczas ostatniego większego wdrożenia, a 23% przypadków okazało się, że wdrożona funkcjonalność nie odpowiada w pełni wymaganiom. To, co miało wspierać efektywne zarządzanie informacjami, może przynieść odwrotny skutek, jeśli zostanie przeprowadzone nieprawidłowo.

W wielu przypadkach o sukcesie przedsięwzięcia może decydować wybór właściwego partnera. Nasze badania wykazały, że współpraca z nieodpowiednim partnerem może piętrzyć wyzwania związane z integracją nowych rozwiązań. I odwrotnie, postawienie na firmę z doświadczeniem w zakresie integracji może pomóc decydentom IT w ograniczeniu zakłóceń i niepewności.

Zauważyliśmy, że firmy, które osiągnęły wyższy poziom cyfryzacji, cieszą się w wielu sytuacjach większą elastycznością. Automatyzacja jest nieodłącznym etapem cyfrowego rozwoju firm. Poprawia zarówno komfort działania pracowników, jak i satysfakcję klientów, a także zapewnia IDTM większą kontrolę nad dokumentami i danymi w organizacjach.

Aby jednak w pełni wykorzystać możliwości automatyzacji, firmy muszą poradzić sobie z wyzwaniami w zakresie kompatybilności. Znalezienie właściwego partnera może sprawić, że droga do automatyzacji firmy stanie się o wiele prostsza.

Pobierz nasz raport, aby dowiedzieć się więcej na temat wyzwań, przed którymi stoją dziś szefowie IT. Oceń, gdzie dziś na skali cyfrowej dojrzałości jest Twoja firma i poznaj obszary, w które możesz zainwestować, aby stworzyć sensowną strategię automatyzacji.