Dlaczego informacje są siłą napędową każdej organizacji i jak je wykorzystać

Gromadzenie danych w firmach staje się coraz popularniejsze. Proces ten zintensyfikował się zwłaszcza po pandemii, wraz z upowszechnieniem się narzędzi do digitalizacji. Dane te nie są jednak zbyt często wykorzystywane. Szefowie firm wiedzą, że muszą gromadzić dane i uzyskiwać przydatne informacje na ich podstawie. Często jednak nie mają skutecznych rozwiązań do zarządzania zasobami informacyjnymi swojej firmy, ani do ich analizy.

Obowiązek zadawania właściwych pytań spoczywa na liderach działów IT. Jak gromadzone są dane? Jak są analizowane? Czy są wykorzystywane do podejmowania lepszych decyzji?

Jednak najpierw musi nastąpić zmiana sposobu myślenia. Firmy wdrożyły systemy zarządzania informacjami głównie ze względu na kwestie zgodności i bezpieczeństwa. To reaktywne podejście, które ograniczy możliwości zespołów IT.

Wraz ze wzrostem popularności nowych technologii, takich jak sztuczna inteligencja, a także wobec konieczności obsługi przez firmy większych i bardziej złożonych zestawów danych, zmienia się rola informacji.

Liderzy działów IT coraz bardziej uświadamiają sobie, że inwestowanie w zarządzanie informacjami nie jest tylko kwestią odhaczenia obowiązkowych pozycji, ale może odblokować ukrytą wartość, przyspieszyć procesy, zapewnić większe bezpieczeństwo i zwiększyć satysfakcję pracowników.

Dobre zarządzanie informacjami rozpoczyna się od optymalizacji przepływu pracy w firmie. Efekt zależy od tego, jakie ambicje mają osoby podejmujące decyzje w firmie.

Zrozumienie przepływu informacji w firmie jest prostym, ale istotnym elementem obsługi danych z zachowaniem zgodności z przepisami. Sektory podlegające zaawansowanym regulacjom prawnym, takie jak opieka zdrowotna i usługi finansowe, w znacznym stopniu wdrożyły rozwiązania do zarządzania informacjami. Te sektory muszą zarządzać dużą ilością poufnych danych, w tym danych pacjentów i danych umożliwiających identyfikację, więc kładą większy nacisk na poprawę zarządzania informacjami.

Wprawdzie wspomniane sektory były w awangardzie automatyzacji, ale duża koncentracja na wzmocnieniu zgodności z przepisami spowodowała, że niektóre firmy przegapiły szansę na wykorzystanie rzeczywistego potencjału zgromadzonych danych.

Nacisk na bezpieczeństwo i zgodność ograniczył zakres zarządzania informacjami w wielu firmach i doprowadził do nadmiernie optymistycznego postrzegania dojrzałości cyfrowej.

Badania firmy Canon pokazują, że firmy czynią postępy, jeśli chodzi o cyfryzację, a 94% firm zgłasza wdrożenie co najmniej jednej formy automatyzacji. Na pytanie o bezpieczeństwo informacji i procesy cyfrowe 78% decydentów w obszarze IT odpowiada, że ich firmy są już dojrzałe¹.

Pomimo tego odsetka postrzeganej dojrzałości tylko 53% decydentów w obszarze IT podjęło „pierwsze kroki” na drodze ku automatyzacji, a najczęściej zgłaszane rozwiązania dotyczą automatycznych praw dostępu².

Pokazuje to, w jak niewielkim stopniu wykorzystano do tej pory potencjał automatyzacji procesów. Jakie kroki powinni podjąć decydenci w obszarze IT, aby to poprawić?

Dane są siłą napędową firm. Wykorzystanie potencjału danych może zapewnić dodatkowe możliwości i dać przewagę nad konkurencją. Jednak informacje mają wartość tylko wtedy, gdy nie spoczywają bezczynnie w bazach danych. Ponieważ organizacje zestawiają już dane w celu zapewnienia zgodności z przepisami, decydenci w obszarze IT powinni szukać sposobów na skuteczniejsze udostępnianie informacji poszczególnym zespołom. Gdy właściwe osoby mają dostęp do właściwych danych, optymalizacja procesów jest znacznie łatwiejsza.

Na przykład w opiece zdrowotnej może to obejmować wykorzystanie danych z dokumentacji szpitalnej w celu optymalizowania przepływów A&E, identyfikacji wąskich gardeł i nieefektywności, tak aby udało się skrócić czas oczekiwania pacjentów. Ponowne przeanalizowanie przepływu informacji w firmie może stać się kluczowym czynnikiem pozwalającym wyróżnić się na tle konkurencji.

Warto wiedzieć i pamiętać o istnieniu efektu „obrotowego krzesła”. Jest to zabójca wzrostu. Mowa tu o sytuacji, gdy pracownicy muszą przełączać się między wieloma aplikacjami i systemami tylko po to, aby wykonywać rutynowe zadania. Co gorsza, może to zniweczyć próby wdrażania nowych technologii, takich jak sztuczna inteligencja. Dzięki połączeniu kluczowych systemów i utworzeniu ujednoliconej sieci informacyjnej solidny program zarządzania informacjami może usprawnić wdrażanie nowych technologii, zapewniając przy tym wyższy zwrot z inwestycji z uwagi na dostępność wysokiej jakości danych.

Firmy nie muszą podejmować się tego zadania samodzielnie. Strategiczny partner dysponujący odpowiednim doświadczeniem w zarządzaniu informacjami i obsłudze procesów biznesowych może pomóc zdefiniować kluczowe obszary transformacji i wspólnie z przedstawicielami firmy zaprojektować odpowiednie procesy pozwalające wykorzystać potencjał danych. Z kolei spójna platforma pomoże usprawnić zarządzanie informacjami w całej firmie i pozwoli wyeliminować problemy wynikające z rozproszenia danych. A zmotywowany zespół kierowniczy będzie z przekonaniem wprowadzać zmiany i czuwać nad realizacją wizji.

Zacznijmy promować zmianę sposobu postrzegania. Zarządzanie informacjami to nie tylko zachowanie zgodności z przepisami. Chodzi o zdynamizowanie działania firmy i odkrywanie dodatkowych korzyści w nieoczekiwanych miejscach. Zaakceptowanie tego przekazu sprawi, że firmy będą dobrze przygotowane do wykorzystania technologii, które ukształtują przyszłość świata.