Prosta droga do sprawnego biura.

Praca biurowa w dużej firmie transportowej to naprawdę duże wyzwanie. Wiedzą o tym przedstawiciele przedsiębiorstwa Kawczyński Logistics – codziennie na ich biurko trafiają setki umów, faktur, rachunków i oświadczeń. A wszystko to w kilku różnych językach. Aby uprościć działanie biura, a tym samym zoptymalizować koszty działalności, firma zdecydowała się na wdrożenie nowoczesnego oprogramowania Therefore Online.

• Uproszczenie pracy z dokumentami kosztowymi (takimi jak faktury kosztowe czy oświadczenia o poniesionych wydatkach).
• Stworzenie jednego systemu do zarządzania dokumentacją firmy.

• Ponad 1500 dokumentów kosztowych każdego miesiąca trafiających do biura firmy.
• Faktury i zlecenia napisane w różnych językach.
• Konieczność szybkiego działania.

Zastosowanie systemu Therefore Online – oprogramowania do usprawniania procesów w firmach. Kawczyński Logistics wykorzystuje je w modelu subskrypcyjnym (SaaS).

• Dużo szybsze opracowywanie dokumentów różnego rodzaju.
• Odciążenie pracowników – koniec ze żmudnym przepisywaniem dokumentów „literka po literce”.
• Lepsze zarządzanie kosztami i większa przejrzystość finansowa działalności.
• Uzyskanie oszczędności dzięki zlokalizowaniu systemu w chmurze obliczeniowej – firma nie musi tworzyć sieci informatycznej, utrzymywać serwerów ani zatrudniać wykwalifikowanych programistów.

Długa jazda nocą, wyścig z czasem, wielkie miasta i wiejskie drogi, pozornie nudne autostrady, górskie zakręty, mosty. A także przydrożne bary, przypadkowo spotkani ludzie, wiele mieszających się języków. Transport to wyjątkowa branża: towary, zanim dotrą do naszych domów, nierzadko muszą pokonać naprawdę długą drogę.

Ale praca w transporcie to nie tylko długie podróże. Bo podczas gdy kierowca pokonuje kolejne kilometry autostrad, mostów i górskich zakrętów, w biurze spedytora trwa równie wytężona praca. Ktoś musi wyprawić setki ciężarówek w drogę, przygotować wszystkie niezbędne dokumenty, sprawdzić aktualne utrudnienia w ruchu. Ktoś musi zapłacić kierowcom pensje i rozliczyć rachunki z drogi. A kiedy flota wynosi niemal dwieście ciężarówek, usprawnienie pracy biura staje się dla firmy kluczowym zagadnieniem.

Tak jak w przypadku przedsiębiorstwa transportowego Kawczyński Logistics spod Bydgoszczy. Firma dysponuje 180 ciężarówkami i obsługuje wszystkie największe rynki Europy Zachodniej. Od zielonych pól Wielkiej Brytanii po spalone słońcem hiszpańskie pustkowia – prawie 500 pracowników dba o to, żeby towary były dostarczane jak najsprawniej. Tym bardziej, że Kawczyński Logistics specjalizuje się w przewozach produktów spożywczych. Wyprawienie w podróż chłodni to spora odpowiedzialność za produkty, które nie mogą po drodze ulec działaniu wyższej temperatury.

Do tej pory praca w biurze spedytora wyglądała tak: przychodzące dokumenty musiały być wydrukowane, zaniesione na biurko szefa, zaakceptowane i podpisane. Następnie trafiały do księgowości, gdzie zespół składający się z 5-6 pracowników ręcznie wpisywał dane z dokumentów w odpowiednie rubryki arkuszy kalkulacyjnych. Wszystko to zajmowało sporo czasu i generowało wiele niepotrzebnych trudności.
Tym bardziej, że rodzajów dokumentów, z którymi trzeba sobie poradzić w biurze firmy logistycznej, jest naprawdę wiele. To między innymi listy przewozowe, umowy podpisywane z kierowcami, faktury za paliwo oraz leasingi. Każdy rodzaj dokumentu jest tworzony według innego schematu. Mieszają się języki i waluty.

A czas to pieniądz, zwłaszcza w branży transportowej. Wiele nieprzewidzianych wydatków (na przykład wahający się koszt paliwa) często nie pozwala dokładnie obliczyć miesięcznego budżetu. Dopiero po akceptacji i wprowadzeniu plików do systemu można wyliczyć marże i ocenić, ile pieniędzy wpłynie do kasy firmy w danym miesiącu. Innymi słowy: im szybciej wprowadza się dokumenty, tym lepiej panuje się nad budżetem.

Dlatego pod koniec grudnia 2021 roku Kawczyński Logistics zdecydowało się na inwestycję w nowoczesne oprogramowanie Therefore Online. To oferowana przez Canon platforma chmurowa, z której firma korzysta w ramach comiesięcznej subskrypcji (tzw. model SaaS - Software as a Service). Jak przekonują przedstawiciele firmy, jej zalety w codziennej pracy są niebagatelne.

– Wdrożenie Therefore Online znacznie uprościło cały proces pracy z dokumentami - przyznaje Łukasz Klóska, kierownik działu IT w Kawczyński Logistics. – Dokumenty trafiają do systemu dwoma drogami: po zeskanowaniu lub bezpośrednio ze skrzynki e-mail. System natychmiast rozpoznaje ich treść i automatycznie sczytuje najważniejsze informacje, takie jak numer faktury, dostawca, kwota i inne. Pracownicy muszą zweryfikować poprawność treści. A to zajmuje dużo mniej czasu niż żmudne przepisywanie treści ręcznie - przyznaje Łukasz Klóska.

Rozwiązanie, o którym wspomina Łukasz Klóska, to tzw. Smart Capture – inteligentna technologia odczytywania danych z dokumentów. Co szczególnie istotne w branży logistycznej, system ten działa dla faktur z wielu różnych krajów i obsługuje różne języki. Ponadto samodzielnie uczy się nowych wzorów i dostosowuje je do przyszłej dokumentacji tworzonej według określonego schematu.

Therefore Online znajduje coraz szersze zastosowanie w wielu branżach, nie tylko logistycznej. Jego głównym zadaniem jest usprawnianie procesów biznesowych niezależnie od działalności i rodzaju opracowywanych dokumentów. Co szczególnie istotne, Therefore Online jest narzędziem Lo-code, a to oznacza, że wdrażanie kolejnych procesów systemu nie wymaga umiejętności programistycznych. Tym sposobem można nowoczesne procesy wdrażać niskim kosztem i bez angażowania dodatkowych pracowników.

Ponadto dla firm spoza branży IT, takich jak Kawczyński Logistics, dodatkową zaletą jest umieszczenie usługi w chmurze obliczeniowej. To oznacza, że do poprawnego działania systemu nie jest konieczne posiadanie własnej serwerowni ani skomplikowane budowanie od zera firmowej sieci informatycznej. Chmura jest także dużo bezpieczniejsza, bo nad aktualizacją oprogramowania czuwa wyspecjalizowany zespół producenta. Ponadto takie systemy przynajmniej raz w roku są poddawane audytowi bezpieczeństwa przez firmy zewnętrzne.

Wszystko to pozwala firmom na osiągnięcie znacznych oszczędności, a co za tym idzie, na większą konkurencyjność w ramach swojej branży. W przypadku logistyki optymalizacja kosztów to pojęcie kluczowe. Od eksploatacji pojazdów po prowadzenie biura – kiedy firma posiada niemal 200 czynnych pojazdów, liczy się każda zaoszczędzona złotówka.