DB Schenker upraszcza obsługę faktur dzięki Canon
Cele
Centralizacja, modernizacja i uproszczenie obsługi faktur przychodzących oraz załączników, z wykorzystaniem rozwiązań i usług zbierania danych z faktur, ich walidacji, zestawiania i cyfrowego przetwarzania.
Wyzwania
• Przetwarzanie i przekazywanie do klienta tysięcy faktur przychodzących w ciągu 24 godzin.
• Przetwarzanie ok. miliona stron papierowych oraz elektronicznych faktur i załączników każdego roku.
• Integracja rozwiązań Canon z systemem zarządzania dokumentami klienta.
Podejście
Wobec konieczności odciążenia personelu i uproszczenia procedur przetwarzania faktur, Canon dokonał optymalizacji i automatyzacji procesów obsługi DB Schenker Czechy. Obecnie zaś zapewnia kompleksową usługę przetwarzania powierzonych faktur w Centrum Obsługi Canon w Pradze.
Efekty
• O 50% szybsze przetwarzanie faktur.
• Automatyczne zestawianie faktur.
• Mniejsza liczba faktur papierowych.
• Wyeliminowanie drukowania i ręcznej wysyłki faktur.
• Podniesienie efektywności operacyjnej, które pozwoliło na przesunięcie 5 pracowników na inne stanowiska.
• Mniejsze oddziaływanie na środowisko.
Od epoki papieru do ery cyfrowej
DB Schenker – wiodący międzynarodowy usługodawca w obszarze logistyki i spedycji, reprezentowany w Czechach przez SCHENKER sp. z o.o. – jest aktywny na czeskim rynku od 25 lat, świadcząc usługi przewozowe i logistyczne w całym kraju.
Po wielu latach rozwoju, spółka DB Schenker Czechy odnotowała znaczny wzrost liczby faktur przychodzących i towarzyszących im dokumentów. W efekcie firma wyznaczyła sobie cel zasadniczej modernizacji i uproszczenia obiegu faktur przychodzących.
Aby go osiągnąć spółka DB Schenker Czechy zdecydowała się na wprowadzenie rozwiązań umożliwiających cyfrowe przetwarzanie tysięcy faktur przychodzących i towarzyszących im dokumentów w cyklu 24-godzinnym.
Taki proces musiał zapewniać obsługę odbierania dokumentów i bezbłędnego pozyskiwania z nich niezbędnych danych przed ich wysłaniem do klientów. Wszystkie dane oraz papierowe oryginały dokumentów wymagały zaś bezpiecznego archiwizowania przez wyznaczony w umowie okres.
W tym celu spółka szukała rozwiązania, które byłoby nie tylko sprawdzone i godne zaufania, ale również dostosowane do bieżącej obsługi dużego wolumenu dokumentów.
Przejście na proces cyfrowy
Decyzja o wprowadzeniu całkowicie cyfrowego procesu obsługi faktur zapadła w 2012 r., a pierwsze dokumenty zostały przetworzone w ramach rozwiązania, dostarczonego przez firmę Canon, w lutym 2013 r.
Ján Lipták, Dyrektor Finansowy spółki DB Schenker Czechy, nie spodziewał się tak szybkiego wdrożenia rozwiązania. Jak sam mówi: „Najwięcej czasu zajęło dopasowanie go do naszego wewnętrznego systemu zarządzania dokumentami. Samo wdrożenie cyfrowego procesu Canon poszło potem jak z płatka”.
„Od momentu wdrożenia rozwiązania nasi dostawcy zostali zobowiązani do przekazywania faktur w formie elektronicznej na centralny adres e-mail, z którego dokumenty są kierowane do Canon. Jeśli dana spółka nie jest w stanie przesyłać faktur elektronicznych, może skorzystać z naszej skrzynki pocztowej, bowiem kompletne wyeliminowanie papierowych faktur w sektorze logistycznym nie jest jeszcze możliwe” – dodaje Ján Lipták.
Dzięki spadkowi liczby papierowych faktur i konieczności ich ręcznej obsługi, którą zapewnił nowy system, możliwe było znaczne ograniczenie mało wydajnych czynności, podejmowanych przez pracowników DB Schenker Czechy. Obecnie zamiast na recepcję, faktury trafiają do centralnej skrzynki pocztowej, którą obsługuje Canon. Dzięki cyfrowym procesom każdą fakturę zawsze łatwo jest odnaleźć.
Wszystkie faktury przychodzące i towarzyszące im dokumenty przetwarzane są w Centrum Obsługi firmy Canon w Pradze. Spółka DB Schenker Czechy przekazała firmie bazę danych dostawców i ich adresów, która podlega regularnej aktualizacji. W efekcie Canon może szybko i dokładnie zweryfikować i prawidłowo zaklasyfikować dane z faktur.
Pozyskuje się również inne dane, jak data wystawienia faktury, jej kwota, wartość podatku VAT czy numer faktury VAT dla potrzeb sprawozdawczości podatkowej.
Ponieważ elektroniczne przetwarzanie obejmuje również dokumenty towarzyszące fakturom, system musi rozróżniać poszczególne rodzaje załączników. Należą do nich przede wszystkim potwierdzenia dostawy i dokumenty przewozowe, tzw. Contrat de Transport International de Merchandises par Route czyli CMR. „Równie ważne jest dla nas pozyskanie numerów referencyjnych. Dzięki temu możemy automatycznie powiązać fakturę z zamówieniem w systemie” – mówi Ján Lipták.
Canon pomaga więc spółce DB Schenker Czechy w szybkim przetwarzaniu faktur. Po analizie dokumentu pozyskane dane eksportowane są do klienta. Taki proces następuje kilka razy dziennie. Canon gwarantuje, że 80% faktur przesłanych na początku dnia zostanie przetworzonych na postać cyfrową z pozyskaniem danych oraz przekazanych klientowi do godziny 17:00 tego samego dnia roboczego.
Pozostałe 20% faktur jest gotowe do godziny 10:00 następnego dnia. W efekcie wszystkie faktury i załączniki podlegają przetworzeniu w ciągu 24 godzin od ich otrzymania. Dotyczy to ok. 80 tysięcy stron dokumentów miesięcznie.
Po przekazaniu danych do spółki DB Schenker Czechy, Canon zapewnia przechowywanie wszystkich informacji elektronicznych przez okres trzech miesięcy przed ich usunięciem. Papierowe faktury, po ich przetworzeniu, archiwizuje się w pudłach i przekazuje do archiwum lub do klienta.
Ján LiptákKiedy dostaliśmy od Canon pierwsze pudła i zapoznaliśmy się z liczbą przechowywanych w nich faktur, okazało się, że udało się w nich pomieścić niemal dwa razy więcej faktur niż dotychczas. To kolejny przykład skutecznych działań podejmowanych przez specjalistów.
Dyrektor Finansowy, DB Schenker Czechy
Procesy bez papieru odciążają personel
Przed wdrożeniem cyfrowego rozwiązania, faktury przychodzące obsługiwało pięciu pracowników w centralnym dziale księgowości DB Schenker Czechy, a kolejni pracownicy zajmowali się dokumentami w 19 oddziałach terenowych w całym kraju.
„Dzięki kompleksowej zmianie podejścia, pięciu naszych pracowników może obecnie skupić się na innych zadaniach. Nie muszą już otwierać kopert, ręcznie wprowadzać treści faktur ani ich dekretować. Mogą się teraz zająć ważniejszą pracą, jak kontrola wydatków poprzez sprawdzanie szacunkowych kosztów dostaw czy analiza powodów rozbieżności” – mówi Ján Lipták.
Nowy proces okazał się tak skuteczny, że obecnie połowa faktur przychodzących trafia do DB Schenker Czechy w postaci elektronicznej (w formacie PDF), a procent przetwarzanej dokumentacji cyfrowej nadal rośnie.
W efekcie ręczna obsługa dokumentów, związana z ich drukowaniem i wysyłką, została niemal całkowicie wyeliminowana. Oznacza to oszczędność czasu i środków, a jednocześnie przyczynia się do ochrony środowiska dzięki zmniejszeniu o połowę paliwa koniecznego do ich przewozu.
Ján LiptákPodejmując współpracę zależało nam na modernizacji i uproszczeniu obsługi faktur. Dzięki pomocy firmy Canon, polegającej na wdrożeniu szybkiego i bezbłędnego rozwiązania, udało nam się to osiągnąć.
Dyrektor Finansowy, DB Schenker Czechy
Przekonaj się, jak nasze usługi cyfrowego druku mogą rozwinąć Twoją firmę
