DWF: inny sposób działania

Wyzwanie

Firma DWF LLP jest jedną z firm, które odniosły sukces w brytyjskiej branży prawniczej. Szybko rozrosła się z czteroosobowej kancelarii w firmę zatrudniającą ponad 2300 osób w 13 międzynarodowych biurach. Celem firmy jest kontynuacja tego sukcesu: wspinanie się w prawniczej hierarchii i dołączenie do grupy 15 najlepszych kancelarii. Realizacja tego celu nie ogranicza się tylko do świetnych wyników finansowych.

Andrew Leaitherland, wspólnik zarządzający i dyrektor mówi: – Naszą wielką szansą jest inny sposób działania. To założenie jest podstawą trzech celów strategicznych firmy: wyższy poziom obsługi klienta, większa rentowność oraz środowisko przyciągające najlepsze kadry i umożliwiające im pełne wykorzystanie potencjału. W branży pełnej procedur pochłaniających duże ilości papieru, cyfrowe zarządzanie wydrukami i informacjami ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia tych celów.

– Branża jest przyzwyczajona do tradycyjnych metod pracy – wyjaśnia Janice Moores, menedżer ds. świadczenia usług i zaopatrzenia w firmie DWF. – Odejście od pochłaniających czas i zasoby procedur, które funkcjonują w branży prawniczej, zapewnia nam znaczną przewagę nad konkurencją – wyjaśnia Moores. Dlatego firma DWF postanowiła zdigitalizować swoje podstawowe procesy biznesowe i stworzyć bardziej elastyczne środowisko pracy. Firma musiała zarządzać kosztami i drukiem ponad 57 milionów drukowanych stron rocznie. Ponadto trzeba było przestrzegać surowych branżowych wymogów prawnych dotyczących ochrony wrażliwych danych klientów.

Rozwiązanie firmy Canon

Współpraca firm DWF i Canon zaowocowała opracowaniem nowego sposobu obsługi dokumentów i wprowadzeniem zmian w dotychczasowej infrastrukturze druku. Wprowadzono mobilny dostęp do dokumentów, wydruk mobilny i kancelarię cyfrową, która automatycznie digitalizowała i dostarczała dokumenty bezpośrednio do skrzynki odbiorczej adresata w formie wiadomości e-mail. Rozwiązanie do obsługi dokumentów zaprojektowane z myślą o elastyczności pracy – podczas podróży lub przy tymczasowym biurku w innym biurze – obejmowało także system bezpiecznej identyfikacji i wydawania zleceń, który zwiększył bezpieczeństwo informacji.

Korzyści

Prawdopodobnie największy efekt cyfrowej transformacji firmy DWF odczuli jej pracownicy, którzy otrzymali narzędzia umożliwiające efektywną pracę w dowolnym miejscu. To wyróżnia firmę na tle konkurencji w kontekście oferowanego poziomu obsługi klienta. – Zapewniając naszym użytkownikom dostęp do najważniejszych informacji i procesów biznesowych z dowolnego miejsca, wzmacniamy efektywność działań i promujemy atmosferę sprzyjającą intensywniejszej pracy na rzecz naszych klientów – wyjaśnia Moores.

Przestrzeń biurowa firmy DWF stała się w większej mierze środowiskiem pracy opartym na współpracy, odkąd nowa infrastruktura druku umożliwiła klientom zdalną pracę i drukowanie z biur firmy DWF. – Nasi klienci mogą pojawić się w jednym z naszych biur i działać tak, jak gdyby byli u siebie, a to coś, czego nie może zaoferować niemal żadna inna firma prawnicza – zauważa Moores.

Korzyści z wdrożenia kancelarii elektronicznej firmy Canon były równie imponujące. DWF przewiduje, że oprócz spójniejszego przepływu informacji wewnątrz firmy rozwiązanie zapewni zwrot z inwestycji w ciągu dwóch lat, a ponadto umożliwi stałe obniżenie kosztów nawet o 1 mln funtów rocznie.

Ponadto cyfrowe przechowywanie, tworzenie kopii zapasowych i zabezpieczanie dokumentów zupełnie zmieniło sposób wyszukiwania i archiwizacji informacji. Teraz pracownicy mogą pracować szybciej i wydajniej, a zmniejszenie zapotrzebowania na dokumenty papierowe zapewniło ogromną oszczędność przestrzeni biurowej. Koszty fizycznego przechowywania spadły o ponad 50%.

Wdrażanie innowacji nie odbyło się kosztem bezpieczeństwa. Cały pakiet rozwiązań ma certyfikat zgodności z najsurowszym międzynarodowym standardem zarządzania bezpieczeństwem informacji, ISO 27001. Dzięki obsłudze monitorowania i raportowania celów ekologicznych rozwiązanie pomaga nawet zmniejszyć emisję dwutlenku węgla przez firmę DWF i gwarantuje ogólną zgodność firmy z normą ISO 14001.

To podejście wyraźnie się sprawdza: w 2014 r. gazeta The Financial Times uznał tę firmę za jedną z najbardziej innowacyjnych w całej Europie. Moores podsumowuje: