Pozyskiwanie dotacji na innowacje: „Diabeł tkwi w szczegółach”

O możliwościach pozyskania dotacji ze środków unijnych, etapach tej drogi i problemach, jakie można napotkać rozmawiamy z Anną Szymczak, ekspertem z firmy MS Consulting, która od lat wspiera przedsiębiorstwa (również poligraficzne) w zakresie pozyskiwania dotacji na inwestycje, innowacje i projekty badawcze oraz ich rozliczania.
***

Redakcja „Dochodowej Drukarni”: Jak należy podejść do przygotowania projektu, żeby otrzymać środki unijne? Jaka jest droga od pomysłu do złożenia wniosku i otrzymania środków?

Anna Szymczak: Przede wszystkim należy zdać sobie sprawę z faktu, że dotacja unijna to nie jest rodzaj „zapomogi”, ale w pewnym sensie nagroda dla dobrych i rokujących projektów. W projektach unijnych nie chodzi o tzw. „lanie wody", ale o dobrze opisane, wyeksponowane elementy z planowanej inwestycji, które pozwalają na właściwą prezentację danego projektu.

Aby pozyskać środki z dotacji – należy w pierwszej kolejności skonfrontować potrzeby rozwojowe firmy z dostępnymi programami. W nowej perspektywie finansowej na lata 2021-2027 dostępne są harmonogramy z planami na kolejne 12 miesięcy, które są okresowo aktualizowane. Dostępne są także różne wyszukiwarki urzędowe - np. https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/wyszukiwarka/.

Następnie należy przeanalizować warunki programu - nie tylko, jaki procent dotacji można uzyskać i listę kosztów kwalifikowanych - ale przede wszystkim regulamin i kryteria wyboru projektów.

Notoryczną praktyką stosowaną w różnego rodzaju publikacjach, jakie są ogólnie dostępne np. w Internecie jest podawanie takich informacji jak np: „dotacja do 85%" a nawet „…do 100%" bez podawania, czego dotyczy. Generalnie – należy o tym pamiętać i wyraźnie to podkreślić - firma zawsze musi wykazać wkład własny i nie dostaje 100% dotacji, bo dotacje unijne to pomoc w szybszym rozwoju firmy, a nie inwestor zastępczy.

Może się zdarzyć, że dotacja w programie inwestycyjnym wynosi 100%, ale np. wyłącznie na pokrycie kosztów prowadzenia rozliczenia rachunkowo-bankowego na cele projektu, a to koszty rzędu kilkudziesięciu złotych, podczas gdy kluczowe wydatki inwestycyjne to już poziom tylko 30%.

Jednym z najważniejszych dokumentów, jakie należy przeanalizować są kryteria wyboru projektów, bo one wskazują jakie projekty są preferowane w naborze. Należy wnikliwe przeanalizować zapisy kryteriów, aby lepiej wpisać się w określone wymogi, np. zakupić szkolenie, jeśli podnoszenie kompetencji wygeneruje dodatkowe punkty itp.

Jeśli z porównania wynika, że to co planuje firma jest zgodne z warunkami programu, to można rozpocząć przygotowania do pracy nad projektem. Mam tu na myśli ustalenie zakresu inwestycji, harmonogramu, kosztów i źródeł finansowania a także innych, istotnych aspektów.

Technologiczny postęp i rosnące nakłady na badania i rozwój wśród producentów sprzętu przekładają się na coraz bardziej wydajne i uniwersalne systemy druku dostępne dla drukarni. Oczywiście każdy dostawca usług druku powinien indywidualnie analizować potrzeby swoje i swoich klientów i na tej podstawie podejmować decyzje o inwestycji w nowe technologie druku, jednak pewne tendencje na rynku są widoczne od lat i nie sposób przejść obok nich obojętnie.

DD: Jaki horyzont czasowy trzeba założyć na taki projekt?

Anna Szymczak: Wszyscy eksperci od dotacji - i ci ze strony instytucji, jak i ze strony firm doradczych - na pytanie „kiedy należy zacząć prace nad projektem unijnym" zgodnie odpowiedzą, że im szybciej tym lepiej, ale tak naprawdę diabeł tkwi w szczegółach.

Niestety - często najważniejszy dokument, czyli kryteria wyboru publikowane są dopiero w chwili ogłaszania naboru, co stoi w sprzeczności z dobrym przygotowaniem projektu. Tutaj pomocne jest doświadczenie z poprzednich naborów, bo można wówczas prognozować, że pewne elementy pojawią się ponownie.

Po ustaleniu takiego zakresu inwestycji, aby optymalnie wpisywała się ona w warunki programu - można przystąpić do przygotowania opisów pod wniosek i kompletowania załączników. Jak więc widać, samo pisanie wniosku o dotację to już operacja techniczna, a wiele pracy dotyczy ustalenia wcześniej faktów, które będą wpisane do wniosku.

DD: Jakie błędy najczęściej popełniają firmy poligraficzne? Na jakie problemy napotykają firmy ubiegające się o dotacje z branży poligraficznej?

Anna Szymczak: Najczęstszym błędem w pozyskaniu dotacji jest traktowanie projektu jako „dotacji na zakup maszyn". Obecnie od wnioskodawcy wymaga się wskazania szerszej i kompleksowej inwestycji, związanej np. z poszerzeniem oferty. Ważne jest więc przedstawienie całego zestawu wydatków, które stanowią w danym projekcie spójną całość - np. zakup drukarki, systemu kontroli wizyjnej, automatycznego magazynu itd.

Innym błędem jest przecenianie znaczenia aspektów prośrodowiskowych w inwestycjach. W każdym projekcie należy wykazać uwzględnienie tego wymiaru w swoich działaniach, ale zazwyczaj jest to element dodatkowy, a nie sedno projektu inwestycyjnego. Należy więc rozdzielić, co jest celem projektu, a co jego efektem dodatkowym.

Trudność w poligrafii związana jest też z definicją nowego / udoskonalonego produktu. Nowym produktem nie jest nowy wzór nadruku dla klienta, ale nowy rodzaj etykiety, opakowania - jego konstrukcja, skład materiałowy, poziom barierowości. Poligrafia jest branżą innowacyjną samą w sobie, bo postęp techniczny zachodzi tu szybko, ale ubiegając się o dotację należy dobrze zidentyfikować produkt czy proces.

DD: Czy zdarza,się że dotacja zostaje cofnięta?

Anna Szymczak: „Cofnięta" nie może być, ale umowa o dotację może być rozwiązana, jak każda umowa. Co do zasady - podpisując umowę o dotację firma deklaruje, że zrealizuje inwestycję zgodnie ze złożonym przez siebie wnioskiem i opisem tam zawartym.

Jeśli firma nie będzie realizować projektu, tzn. nie zacznie realizować zakupów lub nabędzie inny rodzaj maszyn - to umowa może być rozwiązania. Takie sytuacje zdarzają się w praktyce rzadko.

Znacznie większym zagrożeniem jest wypłata niższej dotacji niż jest we wniosku na skutek błędów w procedurach wyboru dostawców. To temat trochę przemilczany w branży, bo nikt nie lubi się chwalić porażką, ale takie sytuacje się zdarzają. Z raportów instytucji udzielającymi dotacji czy rozmów z kontrolerami (audytorami) projektów wyłania się ten problem.

Główną przyczyną zwrotów (zazwyczaj częściowych) lub wypłacenia niższego procentu dotacji są błędy w procedurach wyboru dostawców. Każde słowo, wymaganie czy inny zapis podany w zapytaniu ofertowym ma znacznie. Instytucja sprawdza dokładnie czy wnioskodawca przestrzega zapisów z ogłoszenia czy np. zmiany zakresu lub warunków dostawy w trakcie realizacji umowy. Zmianą takiego zakresu jest rezygnacja ze szkoleń, które były wymagane w zapytaniu, ale skoro wygrał dostawca, który kiedyś już dostarczył do wnioskodawcy 5 innych podobnych maszyn to firma zrezygnowała ze szkoleń („szkoda czasu, pracownicy potrafią obsługiwać te maszyny”).

Zmianą warunków dostawy jest np. wymóg opisany w zapytaniu w formie: „wymagana dostawa w ciągu 8 miesięcy od podpisania umowy”, a w chwili podpisywania umowy pojawia się bardzo popularny zapis: „dostawa do 8 miesięcy od wpłaty zaliczki przez zamawiającego”. Niby „8 miesięcy” jest tu wspólne, ale moment startowy do odliczania jest inny i jeśli zaliczka wpłynie do dostawcy w innym terminie niż dzień podpisania umowy to mamy rozbieżność. Z tego wynika, że należy bardzo poważanie przestrzegać zapisów z własnego ogłoszenia, bo urzędniczo jego analiza jest prowadzona jak w opisanych przykładach.

Podobnie, jeśli chodzi o dotrzymywanie terminów realizacji dostaw, które wynikają z odmiennego rozumienia terminu „dostaw" w projektach unijnych, jak i w potocznym rozumieniu branży. Należy się upewnić, czy z dniem upływu wyznaczonego terminu wystarczy, że na hali stoi kontener z maszyną, czy też powinna być ona także uruchomiona. Jak wiadomo rozruch w drukarni może trwać godzinę, ale również i miesiąc, więc planując harmonogram inwestycji należy zawsze uwzględniać czas na te dodatkowe czynności, bo to może być powodem zredukowania dotacji, jeśli nastąpi takie opóźnienie.

DD: Jak wygląda ocena/obrona wniosku przed panelem eksperckim i jak najlepiej się do tego przygotować?

Anna Szymczak: Nie w każdym programie w ramach oceny wniosku jest ocena panelowa, czyli spotkanie (zazwyczaj online) z ekspertami, ale faktycznie ta forma jest coraz popularniejsza. Spotkanie panelowe może pomóc w pozytywnej ocenie wniosku, gdyż pozwala z jednej strony rozwiać wątpliwości ekspertów, ale także – może pogrążyć projekt, gdy udzielone odpowiedzi są niezadowalające.

Mając na względzie ocenę panelową zwróciłabym uwagę na dwie rzeczy: skład osób wytypowanych do panelu i odświeżenie sobie przed nim warunków programu i instrukcji wypełniania wniosku.

Jeśli chodzi o pierwszy z elementów najlepiej jest, gdy w panelu biorą udział osoby pracujące nad projektem. Chybionym pomysłem jest delegowanie na panel osób spoza tego kręgu, bo brakuje im zazwyczaj wiedzy o specyfice projektu i to się nie sprawdza, nawet jeśli jest to fachowiec ze swojej dziedziny. Praca nad projektem i przygotowaniem wniosku - czyli analizowanie wariantów, odrzucanie pewnych opcji, wewnętrzne dyskusje w zespole - to jest najlepsze przygotowanie do spotkania panelowego. Jak wskazuje praktyka - sporo pytań od ekspertów dotyczy bowiem takich obszarów, nad którymi wewnętrznie dyskutuje się podczas przygotowywania projektów.

Natomiast w przypadku drugiej kwestii należy pamiętać, że od złożenia wniosku do oceny panelowej mija czasami kilka miesięcy. W ramach przygotowań do dyskusji panelowej należy więc odświeżyć sobie warunki programu, zapisy z własnego wniosku oraz zapisy z instrukcji.

Zdarza się, że nazwa nagłówka w tabeli nie zawsze idealnie odzwierciedla zawartość dla tego pola albo są ograniczenia w ilości znaków w danym polu, co uniemożliwia wnikliwe przedstawienie danego zagadnienia. Typowym przykładem są tutaj wymagania w zakresie prezentowania stanu techniki i wyników przeszukiwania baz patentowych w projektach badawczych - gdzie efekt należy zaprezentować w polu, które mieści 2000 znaków ze spacjami. Ekspert wówczas otrzymuje taki bardzo skompensowany opis i artykułuje zarzut dotyczący powierzchownej analizy zagadnienia. W takiej sytuacji - podczas panelu - wnioskodawca może wyjaśnić, że opis to efekt ograniczeń technicznych, a nie braku danych i może te informacje uzupełnić.

DD: Czy lepiej podchodzić do wniosku samemu czy z firmą wyspecjalizowaną w pozyskaniu funduszy? Jaką wartość daje taki partner?

Anna Szymczak: Warunki programów są dostępne za darmo na stronach instytucji. Każdy ma do nich wgląd, ma też możliwość zadawania pytań - zatem każdy ma taki sam dostęp do informacji. Wnioski złożone samodzielnie czy przygotowane przez firmę doradczą będą tak samo oceniane, jednak zasadniczą kwestią jest tu czas - ile czasu może poświęcić i jaki zespół jest w stanie wytypować do projektu firma. Jeśli brakuje jej czasu i kadry - to lepiej skorzystać z zewnętrznego doradcy. Tutaj sytuacja jest analogiczna jak z przysłowiową krową i mlekiem - nie muszę kupować krowy, aby napić się mleka, czyli nie muszę szkolić z dotacji aby złożyć wniosek.

Działając na rynku dotacyjnym od kilkudziesięciu lat, bo od programów przedakcesyjnych typu PHARE czy SAPARD - obserwuję, że dokumentacja z biegiem lat jest coraz bardziej skomplikowana i wchodzenie w te przepisy, zapisy czy wytyczne wymaga czasu. Jeśli więc czasu na złożenie wniosku jest niewiele, a zespół nie ma dużego doświadczenia w pozyskiwaniu środków, lepiej jest zlecić przygotowanie projektu fachowcom.

Niemniej jednak powierzenie przygotowania projektu firmie doradczej nie powoduje, że firma wnioskująca o dotację jest zwolniona z pracy nad projektem, zwłaszcza w warstwie merytorycznej. To zleceniodawca jest specjalistą od zagadnienia, a doradca - pyta, ocenia, grupuje fakty, decyduje o akcentach w projekcie, przygotowuje wniosek, pozwala unikać pułapek w jego przygotowaniu i rozliczeniu po podpisaniu umowy o dotację.

Najgorszym typem doradcy jest taki, który obiecuje, że sam przygotuje wniosek dla firmy i przywiezie gotowe materiały. To niewiarygodne, ale ciągle trafiają się takie sytuacje. Na stronach urzędów znajdują się ostrzeżenia przed oszustwami w dotacjach, ale trafiają one do osób z branży, a podmioty, które faktycznie narażone są na takie działania - nie mają często zupełnie świadomości istnienia takiego procederu. I na koniec – należy pamiętać, że ważne jest także rozliczenie projektu. Zazwyczaj cała uwaga skupia się na przygotowaniu wniosku, ale jego rozliczenie jest równie ważne, bo pułapek jest tu sporo.