8 sposobów na bezpieczne drukowanie za pomocą drukarek Canon

Bezpieczne rozwiązania do druku są podstawowym wymogiem we współczesnym środowisku pracy. Praca hybrydowa i chęć korzystania z bardziej przydatnych rozwiązań mobilnych stanowią spore wyzwanie w kontekście bezpieczeństwa sieci i podłączonych do nich urządzeń, w tym drukarek.

Niezależnie od tego, czy drukarka wielofunkcyjna jest używana do drukowania faktur, kopiowania umów czy skanowania poufnych dokumentów, jest centralnym elementem biura. Możliwość używania sprzętu przez wielu użytkowników i w wielu lokalizacjach ułatwia działanie firmy, ale zwiększa też ryzyko związane z bezpieczeństwem cybernetycznym.

W jaki sposób można tworzyć papierowe kopie na żądanie, a jednocześnie chronić informacje poufne i dbać o ogólne bezpieczeństwo danych?

Jak wyjaśnia Zubair Rahim, specjalista ds. marketingu produktów Canon Europe, najnowsze drukarki Canon MAXIFY i PIXMA mają szereg funkcji umożliwiających bezpieczne drukowanie. „Jeśli ktoś używa jednej z drukarek z serii MAXIFY GX, np. modeli GX4040 i GX3040 do domowego biura lub modeli GX5040, GX6040 i GX7040 do małych biur, nie tylko może bardzo wydajnie pracować, ale także dbać o bezpieczeństwo drukowania” – mówi.

Zachowanie zgodności z RODO i innymi przepisami o ochronie danych na całym świecie oznacza, że firmy muszą zapewnić bezpieczeństwo i poufność danych osobowych. Drukarki stanowią potencjalną lukę w zabezpieczeniach – mogą umożliwiać nieautoryzowany dostęp do poufnych danych. Zależy to w większym stopniu od stosowanych procedur, a nie od sprzętu używanego w firmie, ale najnowsze drukarki firmy Canon obsługują kilka funkcji zwiększających bezpieczeństwo drukowania i zmniejszających ryzyko naruszenia wymogów dotyczących ochrony danych.

Przedstawiamy najważniejsze kroki, które można podjąć, aby dbać o bezpieczeństwo drukowania i chronić poufne dokumenty.

• Bezpieczne drukowanie i skanowanie z/do chmury za pośrednictwem Cloud Link
• Ustaw hasło administratora
• Wykorzystaj potencjał zdalnego interfejsu użytkownika
• Monitoruj rejestr zadań
• Zwiększaj bezpieczeństwo dzięki automatycznym aktualizacjom oprogramowania układowego
• Włącz przypomnienie o wyjęciu oryginału
• Dodawaj znak wodny dzięki funkcji drukowania stempli/tła
• Zabezpiecz drukowane dane, stosując szyfrowanie TLS 1.3

Przechowywanie poufnych danych na komputerze lub laptopie wiąże się z wieloma zagrożeniami. Urządzenie może zostać skradzione lub ktoś może się do niego włamać. Z kolei nośniki pamięci masowej mogą ulec awarii lub uszkodzeniu. Przechowywanie danych i dokumentów w chmurze zapewnia dodatkową ochronę i umożliwia bezpieczne drukowanie i skanowanie z/do popularnych serwisów w chmurze za pośrednictwem usługi Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link.

„Dostęp do usługi Cloud Link można uzyskać z poziomu ekranu drukarki, o ile drukarka ma tę funkcję, lub za pomocą aplikacji Canon PRINT na smartfonie” – wyjaśnia Zubair. „Organizacje mogą przechowywać dokumenty na współdzielonym koncie w Dysk Google™, Dropbox™, Evernote® lub Microsoft OneDrive®. Dzięki temu nie trzeba przechowywać kilku kopii lokalnie”.

Teraz usługa Cloud Link obejmuje też Google Classroom™, dzięki czemu nauczyciele i uczniowie mogą drukować współdzielone dokumenty i skanować do folderu w usłudze Dysk Google bezpośrednio z drukarki.

Prostym i wygodnym rozwiązaniem jest skonfigurowanie hasła administratora w celu ograniczenia nieautoryzowanego dostępu do podłączonych do sieci drukarek Canon MAXIFY i PIXMA. Administrator może skonfigurować maks. 20 autoryzowanych użytkowników na drukarce. Każdemu z nich może przypisać osobne hasło. Do czasu podania hasła ekran pozostaje zablokowany. Dzięki temu nieupoważnione osoby nie mogą używać drukarki ani modyfikować jej ustawień. „Jest to szczególnie przydatna funkcja zabezpieczeń w przypadku drukarek znajdujących się w przestrzeni publicznej” – mówi Zubair. „W ten sposób można skonfigurować wszystkie ustawienia Wi-Fi i LAN i zablokować je przy użyciu hasła administratora.

„Ponadto można kontrolować zakres dostępu uprawnionych użytkowników. Na przykład można ograniczyć kopiowanie tylko do wersji czarno-białej lub zablokować niektóre funkcje skanowania, takie jak skanowanie do pamięci USB (jeśli jest dostępne), lub uniemożliwić dostęp do chmury z poziomu ekranu drukarki”.

Funkcje bezpiecznego drukowania można włączyć z poziomu samej drukarki, ale urządzeniem i użytkownikami można zarządzać także zdalnie za pomocą zdalnego interfejsu użytkownika firmy Canon.

Zdalny interfejs użytkownika jest dostępny za pośrednictwem przeglądarki internetowej lub aplikacji Canon PRINT. Interfejs umożliwia konfigurację ustawień drukarki, wykonywanie zadań konserwacyjnych, a przede wszystkim zmianę haseł, ograniczenie dostępu i konfigurację protokołów uwierzytelniania zabezpieczeń drukarki.

„Wszystkimi protokołami można zarządzać poprzez zdalny interfejs użytkownika” – dodaje Zubair. „Można tam również modyfikować ustawienia AirPrint i Bonjour oraz określać zakres dostępu do drukarki. Może to być przydatne, gdy znajdujemy się w stałej lokalizacji – w biurze lub domu– i chcemy, aby tylko użytkownicy w tej lokalizacji korzystali z drukarki. Można umożliwić połączenie z urządzeniem tylko użytkownikom mającym znane, niebudzące nieufności adresy IP”.

Administrator lub główny użytkownik drukarki, który podejrzewa, że ktoś używa urządzenia w niewłaściwy sposób lub uzyskuje do niego nieuprawniony dostęp, może sprawdzić to w rejestrze zadań drukarki.

„To prosta historia zadań drukowania, która umożliwia śledzenie nietypowych zachowań dotyczących drukarki” – wyjaśnia Zubair. „Jeśli zarejestrowano nietypową liczbę zadań drukowania lub były one wykonywane w czasie, gdy wiadomo, że nikt nie powinien korzystać z drukarki, to – zakładając, że zostało ustawione hasło administratora – można uzyskać dostęp do rejestru zadań na ekranie drukarki, jeśli ma ona taki ekran”.

Aktualizacja oprogramowania układowego smartfona, tabletu lub komputera jest rutynową częścią współczesnych użytkowników. Aktualizacje są czasami dostępne również dla drukarek.

Wcześniej trzeba było postępować zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie, aby zainstalować najnowsze oprogramowanie układowe, lub sprawdzać wersję oprogramowania drukarki w samym urządzeniu. Można było je zaktualizować także ręcznie z poziomu zdalnego interfejsu użytkownika lub po sprawdzeniu dostępności nowej wersji w witrynie pomocy technicznej firmy Canon i pobraniu oprogramowania.

„Teraz część najnowszych drukarek, w tym Canon MAXIFY GX3040 i Canon MAXIFY GX4040, obsługuje automatyczną aktualizację oprogramowania układowego” – mówi Zubair. „W przypadku tych modeli mamy pewność, że są instalowane najnowsze aktualizacje”.

Ochrona poufnych informacji jest ważną kwestią, jeśli chodzi o funkcje skanowania i kopiowania w drukarce wielofunkcyjnej. Na przykład łatwo można zapomnieć o zabraniu z szyby skanera dokumentu, który później może znaleźć nieupoważniona osoba.

Aby rozwiązać ten problem, wiele nowych drukarek wielofunkcyjnych firmy Canon umożliwia ustawienie przypomnienia o konieczności usunięcia oryginału.

„Po włączeniu tej funkcji” – wyjaśnia Zubair – „na ekranie drukarki jest wyświetlany monit, a urządzenie generuje sygnał dźwiękowy, gdy użytkownik pozostawi zeskanowany lub skopiowany dokument na płycie szklanej”.

W przypadku drukowania poufnych dokumentów funkcja drukowania stempli/tła w modelach drukarek Canon PIXMA i MAXIFY zapewnia dodatkowe zabezpieczenie.

„Można to porównać do stosowania znaku wodnego na dokumencie” – mówi Zubair. „Funkcja stempla umożliwia wydrukowanie bardzo jasnego tekstu lub stempla bitmapowego za danymi dokumentu. Przykładowo można umieścić datę, godzinę lub nazwę użytkownika, aby uwydatnić poufny charakter dokumentu, a także śledzić i odszukiwać zagubione kopie”.

Najnowsza wersja protokołu szyfrowania TLS (Transport Layer Security) jest szybsza i zapewnia lepsze zabezpieczenia w przypadku połączenia drukarki z routerem. Firma Canon dodała obsługę protokołu TLS 1.3 w modelach Canon MAXIFY GX4040 i GX3040.

„Poprzednia wersja protokołu – TLS 1.2 – nadal zapewnia bezpieczeństwo i jest najczęściej używanym protokołem szyfrowania w sieciach” – podkreśla Zubair. „Wprowadzamy protokół TLS 1.3 do naszych urządzeń, aby obsługiwały bardziej efektywne szyfrowanie stosowane w nowoczesnym sprzęcie.

„W przeciwieństwie do wielu praktycznych zabezpieczeń drukowania, które wprowadziliśmy w modelach MAXIFY i PIXMA, niektóre funkcje – takie jak szyfrowanie TLS 1.3 (ochrona danych) i obsługa protokołu WPA3 (poprawa łączności i ochrony sieci przed zagrożeniami bezpieczeństwa, np. przed przechwytywaniem i fałszowaniem danych) – mogą pozostać niezauważone przez użytkowników. Dodajemy te elementy w dyskretny sposób, aby zapewnić większe bezpieczeństwo drukowania”.

Wszechobecna łączność sprawia, że trzeba dbać o ochronę poufnych informacji. Zabezpieczenia i funkcje drukarek firmy Canon mogą zapewnić maksymalne bezpieczeństwo drukowania i danych zawartych w przetwarzanych dokumentach.



Autor: Marcus Hawkins