- Wyobraźmy sobie sytuację, w której dana firma wprowadza do systemu setki papierowych faktur dziennie - mówi Tomasz Miękus, Product Business Developer w Canon Polska. - Do tej pory osoba obsługująca faktury była odpowiedzialna za ich późniejsze opracowanie, opisanie i wprowadzenie do systemu finansowego, oraz późniejszą dekretację. Od teraz większość tych czynności może odbywać się całkowicie automatycznie. Inteligentne oprogramowanie rozpozna rodzaj skanowanego dokumentu oraz układ dokumentu dla najczęściej obsługiwanych dostawców, wyodrębni z niego najważniejsze informacje, a następnie wprowadzi je do odpowiednich komórek w arkuszu kalkulacyjnym czy innym wykorzystywanym systemie informatycznym - dodaje.

Jak przekonuje Canon, Scan2x jest w stanie rozpoznać i odpowiednio przepracować takie dane jak na przykład numer faktury, widniejącą na niej kwotę, datę wystawienia dokumentu, oraz wyodrębnić podpis pracownika. Co więcej, oprogramowanie umożliwia dodatkowe opcje reakcji na zawarte w dokumencie informacje.

- To jeden ze skutecznych sposobów dbania o bezpieczeństwo finansowe firmy - mówi Tomasz Miękus. - Jeśli kwota faktury przekracza ustaloną wartość, na przykład tysiąc złotych, można ustawić opcję automatycznego powiadamiania osób lub działów odpowiedzialnych za firmowe wydatki. Żadne większe płatności nie przejdą od teraz niezauważone. Wspomniana przeze mnie kwota tysiąca złotych jest oczywiście umowna, bo Scan2x umożliwia dowolną konfigurację jakiegokolwiek pola w dokumencie - zaznacza ekspert.

Wyśrubowane normy bezpieczeństwa

Według rekomendacji producenta kolejnym polem wykorzystania systemu może być na przykład przetwarzanie skanów dokumentów w takich miejscach jak hotele, urzędy, recepcje szpitali czy duże zakłady pracy. To placówki, w których niezbędne jest skatalogowanie wrażliwych danych osobowych. Oczywiście skany dowodów osobistych albo paszportów powinny być traktowane w szczególny sposób, aby uniemożliwić osobom niepowołanym dostęp do archiwów. Dlatego to właśnie kwestie bezpieczeństwa są według producenta kolejnym wyróżnikiem nowego oprogramowania.

- Zdajemy sobie sprawę zarówno z wymogów prawnych, jak i z naturalnej nieufności ludzi względem systemów mających dostęp do ich wrażliwych danych - przyznaje Tomasz Miękus. - Każdy z nas, oddając komuś osobisty dokument, zastanawia się, kto i w jaki sposób przetwarza jego dane, czy jest to wszystko zgodne z normami RODO, czy przez przypadek nie wycieknie. Wychodząc naprzeciw wymaganiom RODO możliwe jest zweryfikowanie dowodu osobistego lub paszportu bez konieczności przechowywania obrazów dokumentów w jakimkolwiek systemie – wszystko to korzystając z jednorodnego środowiska pracy, w sposób całkowicie audytowalny. Poufność i zabezpieczenia są dla nas szczególnie istotne. Żaden ludzki operator nie będzie gwarantował takiego bezpieczeństwa jak certyfikowany system - zauważa specjalista.

Każdy dokument archiwizowany przy pomocy oprogramowania Scan2x może być monitorowany już od chwili wprowadzenia go do skanera. Oznacza to, że nadzorca systemu może sprawdzić kto skanował i kto później miał dostęp do konkretnego dokumentu. Wyśrubowane normy bezpieczeństwa zapewnią ochronę na poziomie satysfakcjonującym zarówno niewielkie przedsiębiorstwa, jak i międzynarodowe instytucje finansowe.

W trosce o wydajność sieci

Twórcy nowego oprogramowania zadbali także o jego efektywność. Skanowanie dokumentów nierzadko generuje duże pliki, których długotrwały przesył może przeciążyć firmową sieć. Dlatego system Scan2x został wyposażony w zintegrowaną funkcję kolejki wysyłania dokumentów, aby skuteczniej radzić sobie z przeciążeniem i błędami infrastruktury sieciowej. Co więcej, nowoczesna metoda kompresji iHQC PDF firmy IRIS pozwala na uzyskiwanie nawet 50-krotnej redukcji rozmiaru pliku skanowanych dokumentów bez istotnego spadku ich jakości, gwarantując obsługę przez standardowo dostępne przeglądarki.

- Chcieliśmy stworzyć system, który skutecznie odciąży pracowników w żmudnej pracy z dokumentami. Dlatego od początku stawialiśmy na intuicyjność, prostotę i wydajność. Ostatecznie chodzi o to, aby naciśnięcie jednego guzika rozwiązywało większość problemów ze skanowaniem, archiwizacją i podjęciem właściwych decyzji dotyczących obsługiwanej sprawy - podkreśla Tomasz Miękus.

Oprogramowanie Canon Scan2x dostępne jest już na naszym rynku w polskiej wersji językowej. Użytkownicy mogą wybrać pomiędzy formą jego stałego zakupu, a możliwością comiesięcznej subskrypcji.