Information Management oraz Business Workflow – te dwa pojęcia zyskują coraz większe znaczenie w świecie biznesu. Oprogramowanie z zakresu szeroko pojętego zarządzania informacjami pomaga firmom znacznie skrócić żmudną „papierkową robotę”, uzyskać spore oszczędności na prowadzeniu biura i przeznaczyć czas pracowników na inne, bardziej istotne kwestie. Jak takie wdrożenie może wyglądać w praktyce? Przedstawiciele Canon Polska pokazują to na przykładzie przedsiębiorstwa transportowego.

Koniec z ręcznym przepisywaniem faktur

Kawczyński Logistics to firma spod Bydgoszczy. Działa w branży transportowej od 1994 roku. Flota pojazdów przedsiębiorstwa wynosi niemal 200 ciężarówek, co oznacza, że biuro musi być w stanie niemal ciągłej gotowości. Od sprawności pracy z dokumentami zależy bowiem nie tylko los towarów wysłanych w chłodniach na drugi koniec kontynentu, ale także płynność finansowa całego przedsiębiorstwa. Wiele nieprzewidzianych wydatków (na przykład wahający się koszt paliwa) często nie pozwala dokładnie obliczyć miesięcznego budżetu. Dopiero po akceptacji i wprowadzeniu plików do systemu można wyliczyć marże i ocenić, ile pieniędzy wpłynie do kasy firmy w danym miesiącu. Innymi słowy: im szybciej wprowadza się dokumenty, tym lepiej panuje się nad budżetem.

Między innymi tego typu wyzwania skłoniły przedstawicieli firmy do poszukiwania nowego rozwiązania z dziedziny cyfryzacji i zarządzania dokumentami. Ich wybór padł na oferowany przez Canon system Therefore Online. Głównym celem wdrożenia oprogramowania była automatyzacja pracy i odciążenie pracowników, do tej pory ręcznie wprowadzających dane z faktur i umów. – Implementacja Therefore Online znacznie uprościła cały proces pracy z dokumentami – mówi Łukasz Klóska, kierownik działu IT w Kawczyński Logistics. – Dokumenty trafiają do systemu dwoma drogami: po zeskanowaniu lub bezpośrednio ze skrzynki e-mail. System natychmiast rozpoznaje ich treść i automatycznie sczytuje najważniejsze informacje, takie jak numer faktury, dostawca, kwota i inne. Pracownicy muszą zweryfikować poprawność treści. A to zajmuje dużo mniej czasu niż żmudne przepisywanie treści ręcznie – przyznaje Łukasz Klóska.

Szczególne korzyści (nie tylko) dla branży transportowej

W przypadku firmy Kawczyński Logistics dodatkowym problemem był fakt dużej różnorodności dokumentów. Do biura codziennie spływają listy przewozowe, umowy podpisywane z kierowcami, faktury za paliwo oraz leasingi. Mieszają się języki i waluty, a każdy rodzaj dokumentu jest tworzony według innego schematu. – Na tym przykładzie doskonale widać plusy zastosowanej przez nas nowoczesnej technologii Smart Capture – twierdzi Michał Mikulski, Product Manager – Information Management w Canon Polska. – To inteligentny system, który obsługuje różne języki i bez problemu radzi sobie z różnymi wzorami dokumentów.Co więcej, Smart Capture może samodzielnie uczyć się decyzji podejmowanych przez pracownika działu księgowości na etapie weryfikacji faktur. Ta nowa wiedza jest wykorzystywana, aby bezbłędnie rozpoznawać kolejne podobne dokumenty i tym samym dodatkowo zwiększać efektywność procesu – wylicza przedstawiciel Canon Polska.

Dodaje, że w przypadku firm spoza branży IT dodatkową zaletą systemu jest umieszczenie go w chmurze obliczeniowej. Rozwiązanie tego typu gwarantuje większe bezpieczeństwo firmowych danych (nad zagadnieniami cyberbezpieczeństwa czuwa wyspecjalizowany zespół producenta) i nie wymaga budowania skomplikowanej firmowej sieci informatycznej. Nie jest także konieczne posiadanie własnej serwerowni.

Rezultaty wdrożenia są niebagatelne: firma szacuje, że wprowadzanie faktur do systemów wewnętrznych jest dziś aż dwukrotnie szybsze. To oznacza, że pracownicy mają znacznie więcej czasu na zajęcie się innymi, bardziej istotnymi kwestiami. – Podniesienie efektywności operacyjnej i związana z tym oszczędność czasu to najważniejszy i najbardziej widoczny efekt wdrożenia systemu z zakresu Information Management. Na co dzień obserwujemy to zwłaszcza w działach finansowych i kadrowych dużych firm. Przykład przedsiębiorstwa transportowego Kawczyński Logistics pokazuje, że w rozwiązaniach tego typu drzemią ogromne możliwości dla niemal każdej branży – podsumowuje Michał Mikulski.