Sytuacji, w których potrzebne jest szybkie zeskanowanie dokumentów, może być dziś naprawdę wiele. Przykład pierwszy: Przedstawiciel handlowy odwiedza klienta w jego biurze. Wszystkie podpisywane dokumenty są na bieżąco skanowane i archiwizowane; jeszcze przed opuszczeniem biura cała umowa jest sfinalizowana i wprowadzona do systemu, co umożliwia niezwłoczne rozpoczęcie jej realizacji. Przykład drugi: Kierowca dostarczający przesyłki do magazynu klienta otrzymuje podpisane dokumenty przewozowe potwierdzające odbiór towaru o dużej wartości. Dzięki skanerowi mobilnemu – czytelny skan potwierdzenia może być niezwłocznie przesłany do biura, które ma dzięki temu podstawę do wystawienia faktury.
Zmiany trybu pracy wymuszają tworzenie nowych technologii
Jeszcze niedawno podobne rozwiązania pozostawały jedynie w sferze marzeń. Ale w ciągu kilku ostatnich lat technologia biurowa znacznie poszła naprzód. Jak wyjaśnia Michał Mikulski, ekspert Canon Polska od rozwiązań do zarządzania informacjami, wiele ważnych zmian w funkcjonowaniu przedsiębiorstw wymusiła pandemia. – Jedną z nich jest dużo większa popularność pracy zdalnej i hybrydowej. Praca poza firmą stała się codziennością dla wielu zawodów. I do tego musieli dostosować się producenci sprzętu IT -– mówi.
Na rynku pojawiły się więc chmurowe systemy ułatwiające pracę na odległość, wysoce wydajne oprogramowanie z dziedziny Information Management (umożliwiające dużo lepszą kontrolę nad dokumentami w firmie, niezależnie od fizycznej lokalizacji pracowników), przenośne drukarki oraz właśnie skanery mobilne.
Te ostatnie święcą dziś triumfy, bo, jak przekonuje ekspert Canon Polska, dla wielu firm obecnie bardziej istotne jest wprowadzanie dokumentów do systemu niż praca na ich papierowych wersji. – Chociaż drukowane dokumenty prędko ze świata biznesu i administracji nie znikną, to jednak niezwykle ważna jest dla firm sprawność działania oraz szybkie reagowanie na zdarzenia biznesowe. I w tym kontekście skanery mobilne stają się jednym z najważniejszych biurowych wynalazków ostatniej dekady – twierdzi Michał Mikulski.
Podłącz kabel USB… i skanuj
Jak działa tego typu skaner? Możliwości jest kilka. Do skanu książek i grubszych wydawnictw można nabyć specjalne skanery nabiurkowe, swoim wyglądem przypominające lampkę nocną. Takie urządzenie cyfryzuje treść położonych na płasko treści, nie wymagając zginania czy obracania książki.
Jednak bardziej popularne są dziś skanery stworzone typowo do cyfryzacji dokumentów takich jak umowy czy faktury. W rozłożonej formie przypominają niewielką domową drukarkę, natomiast po złożeniu skaner mobilny przybiera formę niewielkiego, eleganckiego prostopadłościanu, bez trudu mieszczącego się w kieszeni torby do laptopa lub plecaku.
– Skanery przenośne muszą być przede wszystkim proste w obsłudze, dlatego większość modeli nie wymaga instalacji jakichkolwiek sterowników. Takie urządzenie wystarczy podłączyć kablem USB do komputera i natychmiast można rozpocząć skanowanie – wyjaśnia Michał Mikulski.
Co istotne, jakość skanu wykonanego przy pomocy skanera mobilnego nie różni się niczym od jakości gwarantowanej przez jego duży odpowiednik biurowy. Większość użytkowników będzie także zadowolona z prędkości pracy –- urządzenia tego typu zazwyczaj są w stanie zeskanować kilkanaście stron na minutę, co podczas pracy w terenie jest zdecydowanie satysfakcjonującym wynikiem.
Najlepszy skaner mobilny z portfolio Canon?
Michał Mikulski szczególnie zwraca uwagę na trzy rodzaje skanerów, które oferuje Canon: imageFORMULA R10, imageFORMULA P-208II oraz imageFORMULA P-215II. – Wymienione modele różnią się detalami technicznymi, takimi jak prędkość skanowani czy pojemność podajnika dokumentów. Jednak wszystkie są bardzo niewielkie, ważą kilkaset gramów i zasilane są przez port USB, dzięki czemu użytkownik nie musi nosić ze sobą zasilacza. Co więcej, pomimo swoich niewielkich rozmiarów, skanery mobilne Canon potrafią automatycznie wyrównać krzywo podane kartki, czy usunąć puste strony, co oznacza, że gotowe pliki nie wymagają dalszej obróbki w komputerze – wylicza ekspert.
I dodaje, że równie istotne co sam skaner może być oprogramowanie. To w końcu ono zapewnia szybki skan bezpośrednio do żądanego folderu czy chmury, oferując przy okazji usługi automatycznego odczytywania danych (OCR). I wszystko to niezależnie od wykorzystywanego systemu. Zarówno użytkownicy Windowsa, jak i Maca, mogą bez obaw zainwestować w skaner przenośny Canon.
Więcej można dowiedzieć się z filmu poradnikowego z udziałem eksperta Canon Polska Michała Mikulskiego: https://youtu.be/WvmdXpSoMLY