Warszawa, 8 marca 2023 r. – Coraz więcej firm w Polsce zauważa konieczność digitalizacji dokumentów – wynika z badania rynku B2B, jakie na zlecenie Canon Polska przeprowadziła agencja Insight Lab. Jednak polityka skanowania w polskich przedsiębiorstwach wciąż jest mocno niejednolita. Co zrobić, aby usystematyzować i uprościć proces digitalizacji?
• 8 proc. polskich firm skanuje wszystkie przychodzące do firmy dokumenty i niszczy ich papierowe wersje.
• Spośród firm na bieżąco cyfryzujących dokumenty, 40 proc. przedsiębiorstw wdrożyło centralne skanowanie wszystkich przychodzących umów, faktur i listów.
Jak polskie firmy skanują dokumenty? Rezultaty badania Canon
Podejście do druku i cyfryzacji dokumentów stanowiło jedną z najważniejszych kwestii w badaniu przeprowadzonym dla Canon Polska na przełomie października i listopada 2022 r. na grupie 200 średnich i dużych przedsiębiorstw. Jego celem było przedstawienie aktualnych trendów w Polsce w obszarze biurowym. Jednym z podstawowych pytań była kwestia cyfryzacji biura. Ta, jak wynika z opublikowanych wyników badania, zyskuje coraz większą popularność w świecie biznesu – odsetek firm, które deklarują, że nie rozważają wprowadzenia nowoczesnych technologii zmalał o 13 proc. względem badania z ubiegłego roku.
Czy firmy mają konkretne procedury skanowania?
Jeśli jednak cyfryzować – to jak? Podstawową czynnością pozwalającą wprowadzić papierowe dokumenty do świata cyfrowego jest skanowanie. Między innymi ten proces był przedmiotem badania dla Canon. Badacze Insight Lab spytali ankietowanych czy ich firmy mają spójną politykę skanowania odnośnie do dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych. Odpowiedź? Ponad połowa przedsiębiorstw odpowiedziała, że ich pracownicy skanują firmową dokumentację zgodnie z aktualnymi potrzebami. 35 proc. firm wdrożyło politykę digitalizacji jedynie względem niektórych kategorii dokumentów (takich jak faktury, umowy albo dokumenty strategiczne).
4 na 10 organizacji digitalizujących dokumentację wprowadziło centralne skanowanie wszystkich przychodzących dokumentów. – To przykład zaufania, jakie coraz więcej firm zaczyna pokładać w systemach cyfrowych – twierdzi Michał Mikulski, ekspert od transformacji cyfrowej w Canon Polska. – W pełni zdigitalizowane firmy lepiej rozeznają się w dużej ilości dokumentów i oszczędzają fizyczne miejsce w biurze. Nie muszą się też obawiać wycieku ważnych danych, bo w systemie dokładnie widać, kto i kiedy posługiwał się danym plikiem – wyjaśnia ekspert Canon.
Podstawa to wybór odpowiedniego skanera
Michał Mikulski radzi firmom stawiającym pierwsze kroki w digitalizacji firmowych procedur, rozpoczęcie od dokładnej analizy potrzeb organizacji. – Trzeba sobie zadać pytanie: czy chcemy digitalizować całe obszerne archiwum papierowych dokumentów? Czy potrzebne będzie skanowanie wybranych umów i faktur? A może skaner powinien pojawić się w punkcie obsługi, gdzie dokumenty będą skanowane na bieżąco przy kliencie? - wylicza ekspert.
To o tyle istotne, że do każdego z tych zadań stosuje się nieco inne rodzaje skanerów. Dla przykładu, skanery produkcyjne idealnie nadają się do cyfryzacji dużej ilości dokumentów papierowych w krótkim czasie. Z kolei biurowe urządzenia wielofunkcyjne dobrze sprawdzają się w sytuacjach, gdzie skanowanie jest okazjonalne, a dokumenty są w dobrym stanie i nie wymagają specjalnego przygotowania do digitalizacji. Natomiast w kancelarii, która na bieżąco skanuje przychodzące dokumenty, albo w punkcie obsługi klienta, najlepiej zainstalować niewielki skaner do dokumentów z wygodnym podajnikiem na papier. Jeszcze do innych celów nadają się skanery mobilne, które można zabrać ze sobą w delegację albo na spotkanie z klientem.
Ekspert Canon zauważa, że w dzisiejszych czasach pracochłonna praca z dokumentami może być znakomicie usprawniona dzięki inteligentnemu oprogramowaniu do skanowania. Proste działania, takie jak obracanie obrazu, usuwanie pustych stron, klasyfikacja dokumentów czy odczytywanie i weryfikacja kluczowych informacji, mogą być zautomatyzowane. – Z naszych obserwacji wynika, że największą fizyczną przeszkodę w dużych firmach stanowi zazwyczaj ogromne archiwum papierowe, które należy zdigitalizować, aby praca mogła odbywać się w jednorodnym środowisku. Mam jednak dobre wiadomości: nowoczesne skanery produkcyjne, we współpracy z systemami zarządzania informacjami, które automatycznie odczytują treść dokumentów i umieszczają je w wygodnych cyfrowych archiwach, stanowią w tym procesie wydajną pomoc – podkreśla Michał Mikulski.
*Badanie obiegu dokumentów w ramach funkcjonowania średnich i dużych firm w Polsce wykonano w formie ankiety telefonicznej wspomaganej komputerowo (CATI) w okresie od 20 października do 10 listopada 2022 r. i obejmowało ono 200 przeprowadzonych wywiadów. Dobór próby badawczej miał charakter losowo-kwotowy.