Warszawa, 5 kwietnia 2023 r. – Canon Polska poinformował o zakończeniu wdrożenia nowoczesnych systemów obsługi dokumentacji w kancelarii JDP Drapała & Partners. Dwanaście urządzeń drukujących i skanujących, w połączeniu z zarządzającym nimi nowoczesnym systemem uniFLOW Online, zapewni automatyzację wielu procesów obsługi dokumentów. To bezpośrednio wiąże się z wyraźnym przyspieszeniem pracy w biurze kancelarii oraz z jeszcze wyższym poziomem ochrony wrażliwych dokumentów.
Jak przeprowadzić transformację cyfrową kancelarii prawnej? Canon pokazuje to na przykładzie współpracy z JDP Drapała & Partners
Transformacja cyfrowa biur to konieczność w wielu branżach. Firmy decydują się na wykorzystanie nowoczesnych technologii, aby usprawnić procesowanie dokumentów, zwiększyć poziom bezpieczeństwa cyfrowego oraz nie pozostawać w tyle za konkurencją. Kancelaria prawna to w tym kontekście miejsce szczególne, bo ilość procesowanych dokumentów jest naprawdę duża, a wszystkie muszą być traktowane przy zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa i poufności.
Trudnego zadania przeprowadzenia transformacji cyfrowej jednej z czołowych polskich kancelarii prawnych JDP Drapała & Partners podjął się Canon wraz z partnerem sprzedażowym: PROFESSIONAL Business Imaging Group. Firmy wspólnie rozpoznały potrzeby kancelarii, a następnie dostarczyły odpowiednie rozwiązania, zarówno z zakresu hardware'u, jak i software'u. – To zadanie wielkiej wagi, bo dla kancelarii JDP pracuje 75 prawników, którzy do tej pory pomyślnie doprowadzili do końca ponad 230 spraw. Wartość wygranych przez nich sporów wynosi aż 1,4 miliarda złotych. Mówimy o sprawach wymagających bezwzględnie najwyższego poziomu poufności dokumentów, więc właśnie to zagadnienie stanowiło dla nas absolutny priorytet – mówi Dariusz Szwed, ekspert od zagadnień cyfryzacji biur w Canon Polska.
Wygoda, automatyzacja, bezpieczeństwo
Sprzętową podstawę biura w kancelarii JDP stanowi od teraz dwanaście nowoczesnych urządzeń drukujących i skanujących marki Canon, między innymi z rodziny imageRUNNER ADVANCE. Całość przepływu prac koordynuje zaawansowane środowisko do zarządzania drukiem i skanowaniem uniFLOW Online.
– Oprogramowanie uniFLOW Online pozwala tworzyć spersonalizowane schematy obsługi, które pomagają wydajniej dzielić pracę na poszczególne zespoły. Można na przykład ustawić opcję jednoprzyciskowego skanowania do miejsca docelowego. Digitalizacja akt dotyczących konkretnej sprawy jest zatem dużo szybsza niż do tej pory. Pracownicy muszą jedynie przynieść wymagane dokumenty, a oprogramowanie załatwi resztę: zeskanuje, obrobi skan i umieści w odpowiednim folderze oraz z odpowiednimi metadanymi – wylicza Dariusz Szwed.
Słowa eksperta Canon potwierdza partner w kancelarii JDP, adw. Jakub Majewski: – Każdego dnia do biura naszej kancelarii wpływają setki różnorodnych dokumentów. Sprawy, które prowadzimy, wymagają znajomości obszernych tomów akt, dlatego zwracamy szczególną uwagę na szybkość opracowywania dokumentacji. Dzięki wdrożeniu urządzeń oraz oprogramowania od Canon, mamy więcej szybszych skanerów i drukarek. Ich jednolitość, to znaczy obsługa w podobny sposób i przy pomocy jednego systemu, przekłada się na dużą wygodę obsługi i łatwość szkolenia pracowników z obsługi sprzętu – mówi.
Wspomniane już wcześniej bezpieczeństwo na najwyższym poziomie zapewniają zaawansowane zabezpieczenia przed nieupoważnionym dostępem i użytkowaniem. – Nasze drukarki już wcześniej znajdowały się w pomieszczeniach zabezpieczonych przed dostępem osób nieuprawnionych. Dzięki wprowadzeniu oprogramowania Canon dodatkowo ograniczamy ryzyko, że poufne dokumenty wprost z drukarki odbierze osoba nieuprawniona. Wyłącznie osoba zatrudniona, która zleciła druk, a następnie uwierzytelniła się w systemie, może odebrać wydrukowany dokument – podkreśla adw. Jakub Majewski.
Pierwsze wdrożenie hybrydowe w Polsce
Szczególne potrzeby kancelarii sprawiły, że po raz pierwszy w Polsce implementację takiego systemu przeprowadzono w sposób hybrydowy, wykorzystując zarówno lokalne, jak i chmurowe umiejscowienie systemu. – Jedną z największych zalet nowoczesnych systemów do obsługi dokumentacji jest ich wysoka konfigurowalność. Odpowiadając na potrzeby konkretnego klienta, możemy dostosować wiele cech wdrażanego oprogramowania. Choć większość użytkowników decyduje się na wykorzystanie systemu w wersji chmurowej, co nie wymaga od nich niemal żadnego przygotowania techniczno-sprzętowego, rozumiemy, że są też przedsiębiorstwa, które wolą działać lokalnie, na własnych serwerach i sieciach. Kancelaria JDP, ze względu na specyfikę branży, poprosiła nas o możliwość mieszanej, lokalno-chmurowej implementacji systemu uniFLOW Online – wyjaśnia Dariusz Szwed. – To pierwszy taki przypadek w Polsce. A zarazem dowód na to, że nie ma takiej potrzeby klienta, której nie dałoby się spełnić w dziedzinie wysoce skalowalnego oprogramowania – dodaje ekspert Canon.