Firmy z Europy Środkowo-Wschodniej na drodze do cyfrowej przyszłości

Porównując odpowiedzi respondentów z trzech krajów, można dostrzec  ogólne tendencje związane z podejściem do cyfryzacji i używania sprzętów biurowych przez przedsiębiorców z naszego regionu Europy. Jakie korzyści z wdrożenia technologii chmurowych dostrzegają Polacy, a z czego wynika ich atrakcyjność dla Węgrów i Czechów? Czy wraz z pogłębianiem cyfryzacji, zrównoważony rozwój jest istotnym elementem strategii środkowoeuropejskich firm?

Trendy w korzystaniu z usług chmurowych
We wszystkich krajach biorących udział w badaniu widoczne jest duże zainteresowanie przedsiębiorstw rozwiązaniami cyfrowymi.
W Polsce największy odsetek respondentów wskazuje, że ich firmy od dłuższego czasu korzystają z usług w chmurze – częściej deklarują to przedstawiciele dużych firm (56% vs 40% średnich firm). Spośród czeskich przedsiębiorstw, które rozpoczęły wdrażanie procesów cyfryzacji, ponad połowa (58%) korzysta z usług chmurowych, z czego 40% robi to od dłuższego czasu. Tylko16% firm nie ufa usługom chmurowym i nie chce z nich obecnie korzystać. W przypadku Węgier, 51% tamtejszych MŚP posługuje się rozwiązaniami chmurowymi w celu zarządzania firmową dokumentacją. Dotyczy to głównie firm z siedzibą w Budapeszcie, zatrudniających ponad 50 pracowników.

Jako powody, dla których polskie firmy zdecydowały się na wprowadzenie usług chmurowych, respondenci podają realizację długoterminowej strategii cyfryzacji firmy i chęć podążania „za duchem czasu” (częściej wskazywane przez przedstawicieli dużych firm – odpowiednio 60% i 56% vs 44% w średnich firmach) oraz oszczędność papieru i innych materiałów eksploatacyjnych (44% wszystkich odpowiedzi). Czeskie firmy korzystające z usług chmurowych jako powód ich wprowadzenia również wskazywały na długoterminową strategię cyfryzacji (70%) oraz chęć oszczędności (65%).

Jakie dane przechowywane są w chmurze?
Polskie firmy najczęściej przechowują w „chmurze” oceny pracowników oraz e-maile (kolejno 42% oraz 38 % wszystkich przedsiębiorstw – na skali odpowiedzi 1-5, gdzie 1 oznaczało „wyłącznie w chmurze”, a 5 „wyłącznie lokalnie”). Węgrzy korzystają z rozwiązań chmurowych przede wszystkim do przechowywania rachunków i umów (odpowiednio 32% i 31%). Odpowiedzi Czechów wskazują natomiast, że w chmurze przechowują głównie powszechne dane operacyjne – bazy danych (71%) i e-maile (30%), rzadziej dane z zakresu finansów i wyników – raporty biznesowe (48%), faktury (44%), umowy (37%) i dane dotyczące wyników finansowych (35%). W dość ograniczony sposób w chmurze gromadzone są dane osobowe pracowników – oceny (20%) i życiorysy (14%).

Firmy stawiają na ekonomiczność i zrównoważony rozwój
Respondenci z wszystkich krajów nie ukrywają, że podczas zakupu sprzętu biurowego, istotnym czynnikiem, który biorą pod uwagę osoby decyzyjne jest jego ekonomiczność i efektywność, czyli przede wszystkim niskie zużycie energii i atramentów/tonerów – deklaruje to zdecydowana większość reprezentantów zarówno polskich, jak i czeskich firm. Tu warto podkreślić, że w przypadku Polski jest to aż 75% respondentów (Top 4 Boxes, odpowiedzi na skali, gdzie 10 oznaczało bardzo istotny/kluczowy, a 0 całkowicie nieistotny). Efektywność urządzeń ma nieco większe znaczenie dla przedstawicieli większych firm – 30% wskazało ją jako kluczową w porównaniu do 26% odpowiedzi pracowników średnich przedsiębiorstw. Z kolei dla czeskich przedsiębiorstw, ekonomiczność będzie istotnym czynnikiem dla jeszcze większej liczby respondentów, bo dla 80% (Top 4 Boxes).
Podejście do korzystania z urządzeń biurowych, które wpisuje się w trend zrównoważonego rozwoju jest wspólne dla firm z Polski, Węgier i Czech. W przypadku respondentów węgierskich dla jednej trzeciej badanych przy wyborze sprzętu ważne jest niskie zużycie energii elektrycznej i używanie materiałów eksploatacyjnych przyjaznych dla środowiska. Ponadto 29% badanych firm z rynku węgierskiego potwierdziło, że zrównoważony rozwój jest dla nich ważny. W przypadku Czech aż 86% respondentów wskazało na to, że dla funkcjonowania w idei zrównoważonego rozwoju najbardziej skutecznym narzędziem będzie używanie energooszczędnego sprzętu biurowego. W Polsce  51% respondentów wybrało ekonomiczny sprzęt biurowy – np. drukarki o niższym zużyciu energii, a 55% badanych wskazało, że zrównoważony rozwój jest dla nich bardzo ważny (Top 3 Boxes).

Szkolenia nie dla wszystkich równie ważne
W kontekście pojęcia ekonomiczności, ciekawe wydają się różnice w podejściu polskich i węgierskich firm do kwestii szkoleń pracowników. Ich przygotowanie do odpowiedniego użytkowania sprzętów biurowych wydaje się kluczowe w obliczu optymalizacji kosztowej. Wsparcie techniczne ma duże znaczenie ze względu na częste występowanie wysokich kosztów serwisowania uszkodzonych urządzeń i ponoszenie dodatkowych kosztów związanych z brakiem dostępności maszyn. Z badań wynika, że w średnich i dużych polskich firmach stawia się na programy szkoleniowe lub wsparcie techniczne dla pracowników korzystających z urządzeń drukujących w biurze – aż 61% badanych potwierdza tego rodzaju pomoc. Brak wsparcia widoczny jest w 28% przedsiębiorstw, z kolei 11% zaznaczyło, że nie posiada wiedzy w tym temacie.  W przypadku węgierskich MŚP tylko 22% z nich ma jakiekolwiek programy szkoleniowe lub zapewnia pomoc techniczną dla pracowników w zakresie procesów drukowania.

Kwestie zrównoważonego rozwoju w procesach zakupowych
Czeskie firmy przy zakupie sprzętu biurowego najczęściej deklarują też, że jest dla nich ważne, by zrównoważony rozwój został uwzględniony w produkcji urządzenia lub to, że producent działa w sposób zrównoważony. Te kwestie nie odgrywają żadnej roli w zakupach dla 22% czeskich firm.
Podobnie sytuacja wygląda na rynku polskim – zdecydowana większość respondentów – bo aż 85% z nich (łącznie odpowiedzi: tak i raczej tak), niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, które reprezentują, przy zakupie nowego sprzętu opiera swoją decyzję o zrównoważone parametry produktu oraz o zrównoważone działania producenta.
Zarówno polskie, jak i czeskie firmy byłyby zainteresowane odnowionym sprzętem biurowym, gdyby ten miał gwarancję i pełną funkcjonalność. Jednak w  tym przypadku różnice w podejście polskich i czeskich pracowników są widoczne - odnowiony sprzęt mógłby stanowić produkt pierwszego wyboru dla 24% polskich i tylko dla 4% czeskich firm. Mimo to, deklarację dodania odnowionego sprzętu biurowego (drukarki, kopiarki, skanery) do istniejącej już floty urządzeń złożyła 29% respondentów z Czech. I tu różnice są spore, bo jeśli chodzi o respondentów z Polski, to blisko połowa z nich (48%) wyraziła taką gotowość. 34% czeskich firm nie ufa urządzeniom odnowionym i zamierza kupować wyłącznie nowe produkty – dla porównania takiej odpowiedzi udzieliło tylko 7% przedsiębiorstw z Polski.
W kontekście problematyki oszczędności dodatkowo istotne jest edukowanie pracowników z zakresu użytkowania urządzeń. 

Z przytoczonych badań wynika, że firmy z Europy Środkowo-Wschodniej kładą coraz większy nacisk na rozwiązania cyfrowe oraz zainteresowanie ekonomicznym funkcjonowaniem urządzeń. Dostrzegają również korzyści płynące z wykorzystywania odnowionego sprzętu, co świadczy o rosnącej świadomości ekologicznej przedsiębiorstw tego regionu.

Metodologia: wszystkie badania były przeprowadzone jesienią 2023 roku. Na polskim rynku badanie przeprowadziła agencja K+ Research by Insight Lab przy pomocy metodologii CATI (wspomagany komputerowo wywiad telefoniczny) na próbie 200 osób (przedstawiciele średnich i dużych firm). Z kolei w Czechach tą samą metodą rynek zbadała agencja STEM/MARK na próbie 100 osób (pracownicy średnich i dużych przedsiębiorstw). Na Węgrzech firma KANTAR Hoffmann Ltd. zapytała o zdanie 300 osób, również metodą CATI.