Jakie są polskie biura? Podsumowujemy wyniki trzeciej edycji badań Canon Polska i K+ Research

Okazją do nagrania kolejnego odcinka podcastu z serii „Rozmowy o druku” jest podsumowanie trzeciej edycji badań zrealizowanych przez Canon Polska we współpracy z firmą K+ Research. Wzięło w nich udział ponad 200 przedstawicieli małych i średnich przedsiębiorstw, którzy dzielili się opiniami na temat swojego postrzegania technologii cyfrowych, zrównoważonego rozwoju i inwestycji w sprzęt biurowy.

Goście dziennikarza Jakuba Łukowskiego: Dariusz Szwed, ekspert od tematu cyfryzacji biur oraz cyberbezpieczeństwa w Canon Polska, Michał Kanownik, Prezes Związku Cyfrowa Polska i Przemysław Huk, Research Manager w firmie K+ Research, interpretując wyniki badań, próbowali odpowiedzieć na kilka pytań: skąd bierze się popularność technologii „chmury” wśród polskich przedsiębiorców, jak firmy podchodzą do kwestii szkoleń pracowników w procesach transformacji cyfrowej, jak powinno przebiegać racjonalne inwestowanie w sprzęty biurowe. Tematem rozmowy były także kwestie związane z budowaniem strategii biznesowych z uwzględnieniem zrównoważonego rozwoju.

Dlaczego przedsiębiorcy przekonali się do cyfryzacji?
Z badań Canon Polska wynika, że digitalizacja zasobów przedsiębiorstw roku na rok nabiera rozpędu. przedsiębiorstwa coraz chętniej wdrażają rozwiązania cyfrowe - korzysta z nich 56% dużych i 40% średnich firm. Największy odsetek respondentów wskazywał, że ich firma od dłuższego czasu używa „chmury” do przechowywania dokumentów lub zarządzania drukowaniem i skanowaniem (43%). Zaufanie do rozwiązań chmurowych w ciągu dwóch ostatnich lat wzrosło.

„Przedsiębiorcy przekonują się do nich coraz chętniej, a wpływ na to ma kilka czynników. Z pewnością, można mówić o podążaniu za trendem. Skoro moi kontrahenci korzystają z tej technologii, to coś w tym musi być – myśli polski menedżer. Statystyki użycia wypadają korzystnie, ale użytkownicy „chmury” ograniczają się najczęściej do korzystania z podstawowego zakresu funkcji, m.in. przechowywania maili, dokumentów lub obsługi procesu fakturowania” – skomentował wyniki badania Michał Kanownik.

Na to, że mamy do czynienia faktycznie ze wzrostami, które są efektem przyjętej strategii prowadzonej przez kluczowych dostawców rozwiązań IT zwrócił uwagę Dariusz Szwed z Canon Polska, który podkreśla, że kluczowym momentem w zmianie nastawienia przedsiębiorców do kwestii cyfryzacji była pandemia.

„Nasze doświadczenia, a także wyniki badań pokazują, że wielu przedsiębiorców zaczęło bardziej doceniać rozwiązania wprowadzone w czasie lockdownu i co ważne korzysta z nich z do dzisiaj” - twierdzi ekspert.

Szkolenia to podstawa bezpieczeństwa cybernetycznego
W jaki sposób polskie firmy wspomagają pracowników w procesach transformacji cyfrowej? Badania Canon pokazują, że w średnich i dużych polskich firmach stawia się na programy szkoleniowe lub wsparcie techniczne dla pracowników korzystających z urządzeń drukujących w biurze – aż 61% badanych to potwierdza. Odpowiedzi, które dotyczą wątku szkoleń budzą optymizm. Mimo tego, nie sposób jednak nie zauważyć, że dla sporej części respondentów, odpowiednia polityka firmy w tym zakresie nie jest priorytetem.

„Trudno zrozumieć, dlaczego dla niemałej grupy przedsiębiorców – jest ich aż 40% - odpowiednie przeszkolenie pracownika schodzi na dalszy plan. Tu nie chodzi wyłącznie o bezpieczeństwo danej firmy. Sprawa dotyczy także jej kontrahentów, którzy szybko odczują skutki potencjalnych ataków infrastrukturę partnera/dostawcy. Niestety, wydaje się, że w wielu przypadkach firmy traktują szkolenia w kategoriach kosztów, które trzeba ponieść, a nie inwestycji. A warto pamiętać, że odpowiednie działania w tym zakresie wpływają na bezpieczeństwo wszystkich podmiotów działających na rynku, a skutki potencjalnego ataku odczują kontrahenci i partnerzy firmy. Dlatego tak istotne jest wdrożenie odpowiednich działań edukacyjnych i szkoleniowych w polskich firmach” – twierdzi Michał Kanownik.

Jak i w co inwestuje nowoczesne biuro?
Analizując wyniki badań, goście Jakuba Łukowskiego, odnieśli się do kwestii ESG – trendu, którego popularność w ostatnim czasie błyskawicznie rośnie. Według wyników badania, polskie firmy są otwarte na wprowadzanie do swojej floty odnowionego sprzętu oraz wdrażanie proekologicznych strategii. Coraz więcej wagi przywiązują również do kosztów eksploatacji urządzeń. Podczas zakupu nowego sprzętu biurowego, istotne czynnikiem dla 75% osób decyzyjnych są niskie zużycie energii i atramentów/tonerów. Aż 85% z nich niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, które reprezentują, przy zakupie nowego sprzętu opiera swoją decyzję o zrównoważone parametry produktu oraz o zrównoważone działania producenta.

„Dostawcy usług i urządzeń do druku muszą dzisiaj oferować dobrej klasy sprzęt, który może działać więcej, niż tylko kilka lat i może być – po odnowieniu – wprowadzony ponownie do użytku. Pamiętajmy jednak, że sprzęt refabrykowany powinien spełniać wysokie standardy bezpieczeństwa. Nie wystarczy, że oferujemy produkt, który po odnowieniu nadaje się od nowa do użytku. Jeśli nie zawrzemy w nim gwarancji aktualizacji systemu, to może stać się elementem, przez który łatwo będzie można dostać się do korporacyjnej infrastruktury sieciowej. Odnosząc się do kwestii środowiskowych, warto podkreślić, że w pełni świadomie działania przyjazne dla środowiska polegają na budowaniu oferty produktowej, która automatycznie gwarantuje zmniejszenie odpadów” – twierdzi Dariusz Szwed z Canon Polska.

Jak można ocenić wyniki tegorocznego badania na tle poprzednich dwóch edycji? Czy polscy przedsiębiorcy zmienili swój stosunek do nowoczesnych technologii na przestrzeni dwóch lat?

„Warto wskazać na znaczącą zmianę. To co jest charakterystyczne dla postaw przedsiębiorców w tym roku, a co nie było tak wyraźne w latach 2021 i 2022, to wzrost zaufania do takich kwestii jak digitalizacja i rozwiązania chmurowe. Polskie firmy ewidentnie przekonały się do zalet i korzyści, jakie niosą rozwiązania cyfrowe dla funkcjonowania biur. Być może jest to w jakiejś mierze podążanie za „duchem czasu” – komentuje wyniki Przemysław Huk.

Mamy prawo do satysfakcji
Podobne merytorycznie badania były realizowane przez Canon na rynkach czeskim i węgierskim.  Czy można mówić o podobieństwach czy raczej różnicach w podejściu do kwestii cyfryzacji, szkoleń i zrównoważonego rozwoju?

„Istotne różnice dotyczą podejścia do obszaru szkoleń, które mają niebagatelny wpływ na bezpieczeństwo firm. Przedsiębiorcy polscy coraz częściej oferują pracownikom programy szkoleniowe i wsparcie techniczne dotyczące właściwego używania w biurach urządzeń drukujących. W średnich i dużych przedsiębiorstwach wspomniane już 61% badanych potwierdza pomoc tego rodzaju. A przykładowo, na Węgrzech dostęp do tego typu programów potwierdziło 22% respondentów. Tu przy okazji warto zauważyć, że spora część, bo aż 40% badanych z Węgier podkreślało swoje obawy związane z cyfryzacją. Wydaje się więc, że polscy przedsiębiorcy wydają się bardziej ufać procesom związanym z transformacjami cyfrowymi i przygotowują się do nich świadomie, poprzez wzmacnianie kompetencji pracowników” – twierdzi Przemysław Huk.

Uczestnicy podcastu nie ukrywali w trakcie rozmowy swojego optymizmu. Zwrócili uwagę na to, że – jako przedsiębiorcy - jesteśmy coraz bardziej świadomi korzyści jakie daje nowoczesna technologia, a w ciągu zaledwie dwóch lat dokonał się wyraźny postęp w procesach transformacji cyfrowej.

Z pewnością potrzebne jest jednak wzmacnianie świadomości tego, na jakich obszarach narzędzia cyfrowe mogą przynosić większe korzyści. Aktualnym wyzwaniem pozostaje także efektywność, która powinna towarzyszyć rozwiązaniom cyfrowym stosowanym w firmach.

Zapraszamy do wysłuchania odcinka, który jest dostępny tu: https://www.canon.pl/business/insights/articles/obraz-rynku-biurowego-w-polsce/.
Można go także posłuchać bezpłatnie na platformach Google Podcast, Apple Podcast i Spotify.